Economia

Controle de Custos na Gestão de Frotas: O Guia Definitivo para Reduzir Despesas com Tecnologia

25/07/16 | Por: Juliana Gallassi

O controle de custos na gestão de frotas é um pilar estratégico para a saúde financeira de qualquer empresa de transporte e logística. A implementação de um sistema de gestão de frotas robusto é a forma mais eficaz de identificar, monitorar e reduzir despesas operacionais, que vão desde o consumo de combustível até a manutenção e ociosidade dos veículos. Utilizando tecnologias como telemetria e análise de dados, um gestor de frota transforma informações em ações práticas, otimizando rotas, diminuindo o desgaste de peças e garantindo que cada quilômetro rodado seja o mais eficiente e econômico possível.

Reduzir custos operacionais é uma meta constante para qualquer gestor de frota. No entanto, sem as ferramentas certas, muitas despesas permanecem ocultas, impactando diretamente a lucratividade da operação.

A boa notícia é que a tecnologia transformou a gestão de transportes. Hoje, é possível ter uma visão completa de cada detalhe da sua frota, permitindo um controle de custos preciso e inteligente.

Neste guia, vamos detalhar como um sistema de gestão de frotas moderno pode ser o seu maior aliado para otimizar o orçamento.

Quais são os Maiores Custos na Gestão de uma Frota?

Antes de reduzir, é preciso conhecer. Os custos de uma frota são divididos em duas categorias principais: visíveis e ocultos.

Custos Visíveis:

Combustível: Geralmente o maior vilão do orçamento, seu custo pode ser drasticamente reduzido com o monitoramento do estilo de condução e a otimização de rotas.
Manutenção: Inclui manutenções corretivas (emergenciais) e preventivas. A falta de um plano preventivo eleva os custos e diminui a vida útil dos veículos.
Pneus: O desgaste acelerado por má calibração, sobrecarga ou estilo de direção agressivo representa um custo significativo.
Multas e Infrações: Despesas totalmente evitáveis com o monitoramento do comportamento do motorista.

Custos Ocultos:

Ociosidade: Veículo parado com o motor ligado gasta combustível sem gerar receita.
Depreciação: O desgaste acelerado por mau uso do veículo diminui seu valor de revenda.
Rotas ineficientes: Trajetos mais longos ou com mais trânsito aumentam o consumo de combustível e o tempo de entrega.
Horas extras indevidas: A falta de controle sobre a jornada do motorista pode gerar custos trabalhistas inesperados.

Como um Sistema de Gestão de Frotas Reduz Custos na Prática?

Um sistema de gestão de frotas centraliza dados e oferece ferramentas para que o gestor de frota atue diretamente em cada um dos pontos de custo. Veja como:

1. Otimização do Consumo de Combustível

A tecnologia de telemetria, integrada ao sistema, monitora em tempo real fatores que impactam o consumo:

Controle de velocidade: Alertas de excesso de velocidade.
Monitoramento de aceleração e frenagem: Identifica motoristas com direção agressiva.
Controle de ociosidade: Registra o tempo em que o veículo fica parado com o motor ligado.
Planejamento de rotas: Cria trajetos mais curtos e econômicos, evitando trânsito e pedágios desnecessários.

2. Manutenção Preditiva e Preventiva

Em vez de esperar o veículo quebrar, o sistema permite que você se antecipe ao problema. Com base na análise de dados do hodômetro e do horímetro, a plataforma agenda e notifica sobre as manutenções preventivas, como troca de óleo e filtros, evitando paradas inesperadas e custos com reparos emergenciais, que são muito mais caros.

3. Redução de Multas e Acidentes

O monitoramento do comportamento do motorista (ranking de motoristas) é uma ferramenta poderosa. Ao identificar quem está dirigindo de forma imprudente, o gestor pode oferecer treinamentos direcionados, criando uma cultura de direção segura que reduz drasticamente o número de multas e, principalmente, os custos associados a acidentes.

4. Aumento da Produtividade e Eficiência

Saber a localização exata de cada veículo permite um gerenciamento logístico muito mais eficiente. Um sistema de gestão de frotas, muitas vezes integrado a um sistema TMS, ajuda a:

Reduzir o tempo de entrega.
Aumentar o número de viagens por veículo.
Garantir o cumprimento de prazos e melhorar a satisfação do cliente.

O Papel Estratégico do Gestor de Frota

A tecnologia oferece os dados, mas a análise e a tomada de decisão continuam sendo tarefas essenciais de o que faz um gestor de frota. Com relatórios completos em mãos, esse profissional deixa de “apagar incêndios” e passa a atuar de forma estratégica, planejando o futuro da frota, otimizando a alocação de recursos e comprovando o retorno sobre o investimento (ROI) para a diretoria.

Investir em um sistema de gestão de frotas não é um custo, mas sim o caminho mais curto e seguro para uma operação de transporte e logística mais enxuta, eficiente e lucrativa.

FAQ – Controle de Custos na Gestão de Frotas

1. Qual o maior custo de uma frota de veículos? Geralmente, o combustível representa o maior custo operacional de uma frota, podendo chegar a mais de 30% do total das despesas. Por isso, estratégias focadas em otimizar o consumo são as que trazem o retorno financeiro mais rápido.

2. Como um sistema de gestão de frotas ajuda a controlar os custos de manutenção? O sistema automatiza o controle das manutenções preventivas com base na quilometragem ou no tempo de uso do veículo. Ele envia alertas ao gestor, evitando que prazos importantes sejam perdidos. Isso reduz a necessidade de manutenções corretivas, que são mais caras e deixam o veículo parado por mais tempo.

3. O que é telemetria e como ela reduz custos? Telemetria é uma tecnologia que coleta dados do veículo à distância e em tempo real, como velocidade, localização, aceleração, consumo de combustível e falhas mecânicas. Ela reduz custos ao fornecer ao gestor informações precisas para corrigir comportamentos de risco, otimizar rotas e identificar problemas mecânicos antes que se tornem graves.

4. Como calcular o custo por quilômetro rodado (CPK) da minha frota? Para calcular o CPK, some todos os custos fixos (seguro, impostos, salários) e variáveis (combustível, manutenção, pneus) de um determinado período e divida pela quilometragem total rodada pela frota nesse mesmo período. Um sistema de gestão de frotas automatiza esse cálculo, oferecendo uma visão clara da eficiência de cada veículo.