Guia – Como fazer uma política de frota

Preparamos um guia que contará tudo sobre como fazer uma política de frota.

Mas por que ter uma política de frota?

Ela é fundamental para uma boa gestão da sua frota – quando bem estruturada, respalda a cobrança sobre os colaboradores em relação à utilização correta dos veículos e sobre o cumprimento dos procedimentos estabelecidos. Esses podem ser relacionados às multas, manutenções, caronas, pedágios, abastecimentos, acidentes, entre outros aspectos. 

Embasando assim, ações para redução de custos, respaldo em eventuais questões trabalhistas e prevenção de acidentes de trânsito.

A aplicação da política possibilitará maior planejamento das atividades das áreas que utilizam os veículos, visando a satisfação dos usuários e o acesso às informações sobre a frota para sua melhor administração e dimensionamento.

Ela auxilia não somente no cumprimento de regras, como também na construção da cultura organizacional, fator imprescindível na manutenção e aprimoramento de todo modelo de gestão mais desenvolvido.

Uma política de frotas completa também contempla comportamentos do motorista que podem influenciar a operação e a empresa como um todo.

Mostraremos como abordar a condução preventiva como ponto-chave desta política, trazendo dicas como o ranqueamentos e bonificações para motoristas como incentivo à boas práticas no trânsito e utilização de tecnologias para monitoramento do comportamento dos condutores.

Pontos importantes para elaboração da política de frotas

Como a política de frotas é um documento que tem por finalidade estabelecer a política e as diretrizes na gestão e utilização dos veículos da frota, alguns itens de sua elaboração se fazem essenciais. São eles:

1. Identificação das partes interessadas;
2. Definição dos principais objetivos;
3. Cronograma;
4. Responsabilidades;
5. Nomenclaturas.

Saiba mais sobre cada um desses pontos em nosso Guia – Como fazer uma política de frota

Também temos outros pontos que são extremamente necessários para se fazer uma política de frotas completa e que de fato auxilie sua gestão. Saiba quais são eles a seguir:

Sistemas de abastecimento e pedágio

A gestão do abastecimento pode ser a maior fonte de redução de custos, por isso é preciso que as ferramentas, parametrizações de sistemas e todas as ações adotadas pela empresa estejam detalhadas na política de frota. 

Você deve descrever a forma de abastecimento, quais os postos credenciados, as formas de pagamento (cartão combustível, guia de abastecimento, adiantamento ou reembolso), tipo de combustível que deve ser utilizado, formas de pagamento de pedágio, regras de utilização de tags e normas para reembolso. 

Alocação de veículos

A política de frota deve destacar como é feita a aquisição dos veículos, qual o modelo utilizado (marca, cor e opcionais), quem é o responsável pela compra, como é feito o cadastro dos veículos e condutores, quais os procedimentos em caso de desligamento de funcionários e quais as regras para renovação da frota. Neste item também deve ser descrito onde os veículos devem ser guardados quando não estão em uso.

Utilização dos veículos

Neste ponto devem-se destacar as regras e normas para utilização dos veículos dentro e fora do horário de trabalho, quais as medidas adotadas em casos de multas e infrações, qual a postura da empresa em relação a caronas e quais colaboradores estão aptos a conduzirem os veículos da empresa.

Descreva também as medidas tomadas nos casos de sinistros e procedimentos adotados nos acidentes com culpa do colaborador e culpa de terceiros. A mesma importância deve ser dada ao descrever sobre os desvios de conduta (sono, uso de celular, distrações) e embriaguez ao volante. 

Condução preventiva

Neste tópico devem ser abordadas todas as normas e parâmetros de condução exigidos aos colaboradores da empresa. Deve ser informada também, a existência de equipamentos de monitoramento, com ou sem suporte de vídeo, quais dados serão controlados e com qual finalidade.

Para escrever essa parte, indicamos que leia o eBook: por que monitorar o comportamento dos motoristas. Ele de dará uma base de como justificar a importância de se monitorar os condutores em direção e como explicar o funcionamento das soluções utilizadas. 

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Manutenção

Aqui, basicamente descreva os procedimentos para manutenção corretiva e preventiva, quais hábitos diários do condutor para conservação do veículo, normas para limpeza e troca de pneus. 

Documentação

Deve-se listar quais documentos necessários para a utilização dos veículos da empresa diferenciando-os em:

• Documentos corporativos;
• Documentos do condutor;
• Documentos dos veículos;
• Documentos em sinistros e acidentes.

Uso de veículo particular

Empresas que não possuem frotas, e que seus colaboradores utilizam os veículos particulares para realizarem seus trabalhos também devem ter uma política de utilização dos mesmos. Essa é uma medida importante para resguardar a empresa em casos de processos trabalhistas e para garantir a segurança dos colaboradores.

Saiba mais sobre cada um desses pontos em nosso Guia – Como fazer uma política de frota