Como estruturar um CCO

Neste artigo vamos falar sobre o Centro de Controle Operacional, local onde é realizado o monitoramento dos veículos, mais conhecido como CCO. Descubra como essa central pode ajudar sua empresa a obter maior eficiência, rapidez e assertividade em sua operação. Neste artigo abordaremos especificamente um CCO de Telemetria e num próximo falaremos sobre um de Videomonitoramento. Saiba mais sobre:

• O que é um CCO;
• Os critérios para escolha do melhor formato para sua operação;
• As responsabilidades de um CCO de Telemetria;
• Os profissionais que o compõem;
• Os maiores benefícios de se implantar um CCO.

O que é um Centro de Controle Operacional (CCO)

Os Centros de Controle Operacional são utilizados para melhorar a eficiência logística, o desempenho dos processos, reduzir gargalos e otimizar recursos. Não basta apenas ter uma solução de monitoramento, sem uma gestão eficiente sobre as informações geradas pelo sistema de telemetria. Trata-se de uma maneira assertiva de se monitorar, analisar e tratar o comportamento dos motoristas, atuando rapidamente sobre aqueles que geram mais custos e riscos de acidentes à operação.

É no Centro de Controle Operacional que a rotina de uma operação de transporte é monitorada, independente do segmento de atuação da empresa. Esse controle é informatizado – a central pode receber, em tempo real, informações sobre a velocidade dos veículos nas vias, freadas e curvas bruscas, desvio de rotas, pontualidade, entre outras informações – para que profissionais do CCO acompanhem, tratem e analisem os dados que serão convertidos em indicadores e ações. O processo dá mais agilidade para a empresa na transmissão de informações, bem como maior assertividade na tomada de decisões.

Responsabilidades de um CCO de Telemetria

Conheça um pouco melhor as principais atividades desenvolvidas por um CCO de Telemetria:

• Apuração de indicadores e cruzamentos analíticos;
• Compilação de relatórios periódicos de orientação para gestão de frotas;
• Análise das perdas logísticas e eventos de risco de acidentes por condução imprudente;
• Manutenção dos parâmetros e limiares operacionais do sistema de telemetria;
• Administração dos sistemas de monitoramento;
• Acompanhamento da evolução histórica e demonstração dos resultados da operação;
• Monitoramento de eventos de risco, comunicando o gestor responsável;

Escolha do melhor formato de CCO para sua operação

A escolha do formato de um CCO de telemetria para sua operação deve considerar alguns pontos importantes que influenciarão suas decisões na definição do melhor custo e benefício. Para escolher o melhor formato, estrutura e equipe necessária do CCO, você deve se atentar principalmente aos seguintes pontos que direcionarão sua escolha:

O CCO pode ser próprio ou terceirizado

Cada formato possui características positivas, então cabe ao gestor optar por aquele que será mais benéfico para a operação como um todo. Só pedimos atenção a um ponto, se você optar por um CCO próprio, cuidado para não gerar o acúmulo de funções aos colaboradores deste departamento, pois há empresas que ao invés de contratar profissionais específicos do CCO, somente agregam mais funções aos funcionários já existentes na equipe, os sobrecarregando. Um colaborador sobrecarregado dificilmente conseguirá entregar os resultados desejados.

Quantidade de veículos e motoristas monitorados

Este ponto não tem muito segredo. Uma grande quantidade de veículos e motoristas a serem monitorados, por exemplo, exigirá uma equipe bem estruturada e compatível com a quantidade de eventos que serão trabalhados por eles.

Turnos de funcionamento

Os CCOs também podem funcionar em turnos diferentes, o gestor optará pelo funcionamento em horário comercial ou 24 horas. A escolha depende muito da operação da empresa, há aquelas que possuem um nível de risco muito elevado, com operações rodando constantemente, sendo aqui indicado optar pelo CCO de funcionamento 24 horas. A análise da operação ajudará na melhor escolha.

Unidades organizacionais da empresa

Há empresas que possuem muitas unidades organizacionais espalhadas pelo país e cada uma delas deve ter sua frota monitorada. Este ponto deve ser levado em consideração na criação de um CCO, pois o esforço de cuidar de uma operação por todo o país será maior. O sistema de telemetria aqui auxiliará muito no trabalho da central, pois suas funcionalidades permitem analisar os indicadores de toda a frota ou enxergá-los por unidades organizacionais, possibilitando a comparação e o benchmarking entre elas. Uma equipe de CCO preparada para compreender e atuar sobre essas informações fará grande diferença para a gestão de frotas.

Soluções de tecnologia utilizadas

Neste ponto você deve considerar as soluções que utiliza para monitorar seus motoristas, os indicadores que impactam sua gestão de frotas e as tomadas de decisão. Se a empresa utiliza uma solução de telemetria que atua sobre o comportamento dos condutores, uso dos veículos, indicadores de economia e segurança, com certeza a gestão será mais complexa, mas também muito mais completa. A equipe deve estar preparada para atender todas essas demandas.

Terá ou não report online

O report online é o ato de entrar em contato direto com quem possa intervir na operação caso haja algum evento de risco ocorrendo. Um exemplo seria o de avisar o gestor de frota, sobre um motorista que possui diversos e consecutivos excessos de velocidade acima de 30% do limite permitido. É importante definir:

• Se haverão os reports;
• Quantos e quando serão reportados;
• Quem deverá receber os alertas;
• Se serão atribuídos por unidades organizacionais.  

Estrutura de um CCO

É necessário que o projeto do CCO seja construído já pensando na estrutura disponível e também nas possibilidades de ampliação. É importante que com a estrutura seja possível visualizar todos os veículos em rota e apurar infrações na operação de forma rápida e assertiva. Alguns itens relevantes a se considerar  no local são:

• a velocidade de conexão da internet;
• equipamentos como computadores e TVs;
• Localização da central.

Trata-se de um investimento que certamente renderá frutos em médio e longo prazo e pode até mesmo se tornar um diferencial competitivo.

E ao se falar em investimento, sempre se pensar em retorno. E é por isso que temos um material perfeito para analisar se a tecnologia que você quer investir lhe trará o retorno esperado:

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Nome completo* Email corporativo* Empresa* Telefone*

Cargo na empresa—Escolha uma opção—DiretorGerenteCoordenador/SupervisorAnalista/EspecialistaOperador/UsuárioOutros

Tamanho da frota—Escolha uma opção—Acima de 500 veículosDe 300 a 500 veículosDe 50 a 299 veículosDe 10 a 49 veículosAté 09 veículosNão possui frota

Segmento de atuação—Escolha uma opção—AlimentosBebidasConstrução CivilAtacado e VarejoUtilitiesMineração e SiderurgiaPapel e CelulosePetróleo e GásPorto e FerroviaResíduos e ReciclagemTransporte de PassageirosUsina de Álcool e AçúcarTransporte de Cargas EspeciaisAgroindústriaOutros

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Profissionais importantes para um CCO

Um requisito essencial para o funcionamento do CCO é a qualificação de pessoal. Quando for contratar os profissionais que farão parte da sua Central, é importante que eles tenham perfil analítico, experiência com dados, planilhas e BI – a vivência no segmento de frota e logística será um diferencial positivo. Também é relevante que tenham um perfil comunicativo, já que terão contato com diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa. A seguir daremos exemplos de 2 profissionais que devem compor um CCO e algumas de suas principais atividades.

ANALISTA DE OPERAÇÕES

• Extração de informações dos sistemas de monitoramento da empresa
• Análise dos indicadores de performance da operação
• Elaboração de relatórios de acompanhamento baseados nos indicadores
• Identificação de anomalias baseado nos indicadores e metas
• Reportar periodicamente os indicadores, anomalias e relatórios
• Executar a manutenção de limiares e parâmetros do sistema
• Atualizar dados cadastrais de contatos e suas respectivas unidades
• Efetuar análise de dados de telemetria em casos de sinistros quando solicitado
• Realizar análises e prover as informações necessárias para esclarecimentos e tomadas de decisão
• Realizar com precisão o gerenciamento da rotina para entrega de resultados

COORDENADOR DE OPERAÇÕES

• Análise de necessidades e priorização das demandas diárias
• Acompanhar os indicadores de performance das soluções, validando a análise dos integrantes da equipe
• Interagir com gestores para qualquer esclarecimento dos eventos e anomalias levantados nos indicadores de performance
• Acompanhar rigorosamente a execução dos fechamentos mensais de indicadores
• Preparar a consolidação de informações para a gerência
• Garantir que a apresentação realizada periodicamente, seja um retrato fiel da operação
• Assegurar que os dados reportados estejam corretos
• Cumprir com o nível de serviço acordado
• Desenvolver as competências técnicas e comportamentais da equipe coordenada
• Assegurar o atingimento das metas da área

Benefícios de se ter um CCO

Até aqui já é possível enumerar muitos benefícios que o CCO gera à empresa. Então, vamos destacar alguns pontos que entendemos como mais relevantes:

• O CCO tem se tornado cada vez mais estratégico e fundamental para as organizações que querem prevenir acidentes e reduzir gastos da operação. As medidas corretivas são uma função básica do controle e têm o objetivo de corrigir os desvios que ocorrem na direção do condutores. Sua atuação é direta sobre os eventos de risco e custos da frota, conseguindo agir rapidamente e de forma assertiva.
• As informações geradas pelas análises da equipe sobre a operação, proporcionarão embasamento para se aprimorar a gestão de frotas, passando da ação corretiva, para a antecipação aos eventos e a atuação de forma preventiva e até mesmo preditiva.
• A central consegue verificar a evolução da operação no decorrer do tempo, entender se há alguma sazonalidade e também comparar o desempenho das diferentes unidades organizacionais caso a empresa as possua.
• A gestão dos condutores se torna cada vez melhor com um CCO, pois os responsáveis pelos motoristas possuem mais informações para planejar ações, treinamentos e tomar decisões sobre a operação.

Então, como podemos ver, não basta apenas ter uma solução de monitoramento, sem uma gestão eficiente sobre as informações geradas pelo sistema de telemetria, tendo o CCO um papel essencial. Ele é um excelente recurso que auxilia e traz muitos benefícios à gestão de frotas, e não devemos esquecer os pontos destacados para escolher o melhor formato para a operação, pensando também na estrutura e equipe responsável. Acreditamos que o gestor de frota tem no CCO um aliado para conseguir alcançar grandes ganhos em segurança e economia na operação. Trata-se de um investimento que renderá ótimos resultados e poderá até mesmo se tornar um diferencial competitivo.

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