Control de flota vehicular: 6 claves para tu empresa

El transporte de carga por carreteras hace un papel muy importante en México. Por lo tanto, el control de flota vehicular es un aspecto esencial para los transportistas, principalmente considerando los gastos que implica.

Como en cualquier otro sector, la administración de las estrategias aplicadas a una flota es fundamental. A través de esta gestión, es posible evaluar los gastos, el comportamiento de los conductores y las medidas que dinamizan la economía.

El control de flota vehicular, aunque fundamental, no es tan sencillo, ya que implica gestionar muchos vehículos y conductores, que siempre están trabajando en movimiento. Para ayudar con este proceso, traemos acciones que pueden ayudar a las empresas a administrar sus vehículos. ¡Conócelas!

¿Qué es el control de flota vehicular?

El control de flota vehicular puede entenderse como la gestión de todos los aspectos relacionados con los vehículos de una empresa. Esto incluye costos, mantenimiento, cumplimiento de plazos y entregas de mercaderías. Estos son algunos elementos que forman parte del sistema de gestión de flotas.

Imagínese si necesitara controlar todo esto manualmente, sería laborioso y nada asertivo. Por
eso, el gestor de flotas puede contar con la ayuda de la tecnología para analizar y verificar el estado de los vehículos, rutas, además de todos los flujos necesarios para garantizar una mayor eficiencia en las operaciones.

¿Cuál es la importancia del control de flota vehicular?

El control de flotas es fundamental para que la empresa obtenga información actualizada sobre sus vehículos y empleados. Cuando se realiza a través de algún software de gestión de flotas, esto ayuda a descubrir problemas y tomar decisiones asertivas sobre las flotas.

Con el control de flotas también es posible evitar fallas, tener control sobre activos y costos, prevenir accidentes y una mayor seguridad jurídica. De esta forma, los resultados de la empresa se vuelven mucho más positivos.

¿Cómo controlar una flota de vehículos?

Realizar el control de flota es fundamental para que no se produzcan gastos innecesarios, aumentar la seguridad y la productividad. Para ello, el gestor de flotas necesita poner en práctica algunas actitudes. Consulte estos 6 consejos para un control de flota vehicular más eficiente:

1 - Conozca los vehículos y gastos de combustible y mantenimiento

El primer paso hacia un control eficiente de la flota es mantener actualizada la lista de vehículos. Además del modelo y año, es necesario monitorear datos como potencia del motor, kilometraje y costos de reparaciones y consumo. Así, además de tener un mayor control sobre los vehículos de la flota, el gestor también dispone de información relevante para contrastar y detectar oportunidades.

Por ejemplo: si un vehículo más antiguo consume más combustible y genera más costos de mantenimiento, el gerente puede analizar los datos en comparación con un modelo más nuevo y económico, para verificar si el cambio vale la pena desde una perspectiva de costo-beneficio.

Las empresas que tengan control sobre el consumo promedio de combustible de la flota sabrán definir acciones con el objetivo de ahorrar gasolina, etanol o combustible diésel. Los transportistas que llevan a cabo este monitoreo detallado aún pueden observar qué vehículos tienen el mejor y el peor desempeño en una ruta determinada.

¿Cómo controlar el combustible de una flota?

El control del combustible es una de las principales preocupaciones de los gerentes. Al fin y al cabo, es un gasto imprescindible y el producto sigue siendo uno de los principales gastos. Apesar de esto, con algunas prácticas, es posible gastar menos en combustible.

Entre ellas se encuentran la planificación de rutas, el mantenimiento preventivo de los vehículos, la inversión en capacitación de los empleados, el abastecimiento en estaciones confiables y el uso de tecnologías diseñadas para controlar el consumo de productos.

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2 - Monitores y gestione rutas

El segundo paso es conocer las trayectorias de cada vehículo. Al comprender la ruta de cada vehículo, es posible evaluar la eficiencia del servicio. Una ruta que incluye más clientes es ventajosa, ya que los consumidores esperan menos tiempo para ser atendidos y los vehículos realizan más servicios por kilómetro recorrido.

Otra ventaja es que es posible actuar en situaciones de emergencia o inesperadas. Cuando el gerente tiene acceso a la ruta en tiempo real, es posible evitar rutas más riesgosas y saber dónde se encuentra el automóvil, lo que permite una asistencia inmediata en caso de accidente.

Además, contribuye a reducir gastos, ya que al trazar un recorrido es posible determinar una
ruta más corta, con oportunidades de ahorro en peajes y con menor riesgo de accidentes.

3 - Elaborar una previsión de gastos para el control de flota vehicular

Mantener actualizados los datos de cada vehículo ayuda a crear pronósticos y aprovisionamiento de gastos más regulares. Al comprender cuánto gasta cada automóvil, es posible estimar el consumo y tener un mejor control de los vehículos de su flota.

Un ejemplo de costos a devengar son los generados por el mantenimiento preventivo. Además
de esta previsión auxiliar en la organización de la caja de la empresa, este tipo de mantenimiento ayuda a ahorrar dinero.

4 - Evalúe el desempeño de los conductores para el control de flotas

El control eficiente de la flota también significa evaluar el desempeño del equipo para desarrollar políticas internas, programas de recompensas y capacitación. Al contar con los datos de desempeño del conductor, el gerente logra comprender cómo se comporta el conductor y evaluar la necesidad de entrenamientos.

5 - Establezca metas

Con información sobre la flota, el gerente puede establecer objetivos para una gestión aún más eficiente que brinde resultados positivos. Puede utilizar datos de gastos de combustible y opciones de ruta para desarrollar objetivos financieros y de desempeño.

Las prácticas de conducción defensiva son objetivos que contribuyen en diferentes niveles y de varias maneras a la empresa, el tráfico y la comunidad. Así, es posible establecer objetivos de todo tipo para la flota a partir de la información resultante de la gestión. Estos objetivos, junto con los demás departamentos, son acciones importantes para la marcha del negocio y el crecimiento de la empresa.

6 - Disponga de un sistema de gestión para el control de flota vehicular

Para llevar un registro de toda la información necesaria para un control eficiente de la flota, lo ideal es contar con un software de gestión de flotas. Es posible encontrar varias herramientas de gestión para ayudar al gestor, desde las más básicas hasta las soluciones más completas.

Sin embargo, es fundamental elegir aquellos que combinen la seguridad de los datos con la practicidad de operación y la eficiencia en la recopilación de información.

¿Cómo configurar una planilla de control de flota?

La planilla de control de flota permite un registro simple y rápido de movimientos inmediatos y ayuda para el control. Por ello, es un recurso muy útil, especialmente para las empresas que aún no cuentan con una metodología estandarizada.

Como se mencionó anteriormente, existen soluciones más completas que permiten al gerente un control automático más robusto. Pero no siempre están al alcance de la empresa y, en otros casos, se hacen necesarios sólo en un segundo momento.

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La tecnología evoluciona el control de flota vehicular y hoy está a disposición de casi todas las empresas. Antes, solo las grandes empresas tenían la oportunidad y, sobre todo, las condiciones para asumir los costos de implantación de nuevos recursos, soluciones y equipos tecnológicos en sus estructuras.

Es un error pensar que la tecnología es solo para las grandes organizaciones. Innovar es el secreto del éxito de cualquier empresa, independientemente del segmento. Aquellos que no sigan este proceso pueden perder espacio frente a la competencia. El aporte de la tecnología en las empresas se ve en varios frentes, especialmente en lo que se refiere a la optimización de procesos.

Las funcionalidades básicas de un sistema de gestión de flotas son el registro de trechos y el mantenimiento periódico. Estos son solo factores esenciales que ninguna empresa puede ignorar. El software completo ofrece una funcionalidad más compleja para proporcionar una gestión más precisa.

La telemetría es un recurso cada vez más indispensable para un buen control de flotas. El control de los indicadores de desempeño permite a la empresa identificar si una falla es el resultado de problemas en el vehículo o de la propia conducción del conductor.

Además, un buen software debe ofrecer mecanismos para que el gerente pueda tratar la información que genera. Los gráficos e informes promueven un seguimiento optimizado de cada indicador. Son datos que el sistema debe procesar y presentar de forma simplificada al gerente.

Trimble se especializa en seguridad vial y, con la ayuda de la tecnología, ofrece soluciones completas de control de flota vehicular. Una de ellas es la telemática. La telemetría del vehículo es capaz de recopilar datos del vehículo como RPM, velocidad, localización, consumo de combustible y temperatura del motor de forma remota. Los datos recopilados se envían a una central para su procesamiento, almacenamiento y disponibilidad para el administrador de la flota.

Además, la telemática hace posible que estos datos estén disponibles en tiempo real para el gerente de flota, con el fin de ayudarle en la toma de decisiones y control de la operación. Con esta ayuda, el gerente puede tomar decisiones más estratégicas con mayor rapidez, optimizando la operación y reduciendo costos.

Además de datos generales, como temperatura de frenos, aceite, agua, combustible y varios sensores instalados en el vehículo. Dentro del sistema, el administrador tiene acceso a varios informes, que recopilan y analizan los datos de acuerdo con sus necesidades.

Conclusión

El control de flota vehicular es fundamental en la gestión de las empresas que trabajan con el transporte. Es a través de este control que las empresas pueden reducir sus costos y garantizar la eficiencia de sus flotas. Cuando el gerente de flotas realiza un buen monitoreo de los conductores y vehículos, se torna posible evitar fallas, controlar activos y costos, y también prevenir accidentes.

La tecnología es una gran aliada de la gestión de flotas, y con el uso de un software de gestión de flotas, todos los procesos se vuelven mucho más ágiles y seguros, lo que se traduce en aún más productividad y ahorro.

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