Guía: Cómo realizar una política de flota

Hemos preparado una guía que le dirá todo sobre cómo realizar una política de flota.

Pero, ¿por qué tener una política de flota?

Ella es esencial para la buena gestión de su flota: cuando está bien estructurada, respalda las demandas de los empleados con respecto al uso correcto de los vehículos y el cumplimiento de los procedimientos establecidos. Estos pueden estar relacionados con multas, mantenimiento, llevar pasajeros, peajes, abastecimientos, accidentes y otros aspectos. 

Así, en ello se basan acciones de reducción de costos, apoyo en eventuales cuestiones laborales y prevención de accidentes de tránsito.

La aplicación de la política permitirá una mayor planificación de las actividades en las áreas que utilizan vehículos, con el objetivo de la satisfacción del usuario y el acceso a las informaciones de la flota para su mejor gestión y dimensionamiento.

Ayuda no solo al cumplimiento de normas, sino también a la construcción de la cultura organizacional, factor esencial para mantener y mejorar cualquier modelo de gestión más desarrollado.

Una política de flotas completa también incluye comportamientos del conductor que pueden influir en la operación y en la empresa como un todo.

Mostraremos cómo abordar la conducción preventiva como un punto clave de esta política, brindando consejos como rankings y bonificaciones para los conductores como incentivo para las buenas prácticas en el tránsito y el uso de tecnologías para monitorear el comportamiento de los conductores.

Puntos importantes para la elaboración de la política de flotas

Dado que la política de flotas es un documento cuyo propósito es establecer la política y lineamientos para la gestión y uso de los vehículos de la flota, algunos puntos de su elaboración son fundamentales. Son ellos:

1. Identificación de las partes interesadas;
2. Definición de los principales objetivos;
3. Cronograma;
4. Responsabilidades;
5. Nomenclaturas.

También tenemos otros puntos que son sumamente necesarios para hacer una política de flota completa y que realmente ayude a su gestión. Descubra cuáles son a continuación:

Sistemas de abastecimiento y peaje

La gestión del abastecimiento puede ser la mayor fuente de ahorro de costos; por eso es necesario que las herramientas, los parámetros del sistema y todas las acciones realizadas por la empresa estén detalladas en la política de flota. 

Usted debe describir la forma de abastecimiento, cuáles son las estaciones de servicio acreditadas, las formas de pago (tarjeta de combustible, guía de abastecimiento, anticipo o reembolso), tipo de combustible que debe ser utilizado, formas de pago del peaje, reglas de uso de tags y reglas para reembolso. 

Asignación de vehículos

La política de flota debe resaltar cómo se adquieren los vehículos, qué modelo es utilizado (marca, color y opciones), quién es el responsable de la compra, cómo se realiza el registro de vehículos y conductores, cuáles son los procedimientos en caso de desvinculación de empleados y cuáles son las reglas para la renovación de la flota. Este punto también debe describir dónde deben ser guardados los vehículos cuando no están en uso.

Uso de los vehículos

En este punto, se deben destacar las reglas y normas para el uso de vehículos dentro y fuera del horario laboral, qué medidas se toman en casos de multas e infracciones, cuál es la postura de la empresa en relación al transporte gratuito de pasajeros y cuáles empleados están aptos para conducir los vehículos de la empresa.

Describa también las medidas tomadas en casos de siniestros y los procedimientos adoptados en accidentes con culpa del empleado y culpa de terceros. La misma importancia debe ser dada al describir los desvíos de conducta (sueño, uso del teléfono celular, distracciones) y la ebriedad al volante. 

Conducción preventiva

En este tema, deben ser abordadas todas las reglas y parámetros requeridos para los empleados de la empresa. También se debe informar la existencia de equipos de monitoreo, con o sin soporte de video, qué datos serán controlados y con qué finalidad.

Mantenimiento

A continuación, se describen básicamente los procedimientos de mantenimiento correctivo y preventivo, hábitos diarios del conductor para conservar el vehículo, normas de limpieza y cambio de neumáticos. 

Documentación

Se deben enumerar los documentos requeridos para el uso de los vehículos de la empresa, diferenciándolos en:

• Documentos corporativos;
• Documentos del conductor;
• Documentos de los vehículos;
• Documentos sobre reclamos y accidentes.

Uso de vehículo particular

Las empresas que no cuentan con flotas, y cuyos empleados utilizan vehículos particulares para realizar su trabajo, también deben poseer una política para el uso por parte de estos. Esta es una medida importante para resguardar a la empresa en casos de juicios laborales y para garantizar la seguridad de los empleados.

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