Gestión de flotas: una guía completa para su operación

El transporte por carretera viene siempre evolucionando. Y la eficiencia en la gestión de flotas puede ser considerada un factor decisivo para el crecimiento y conservación de una empresa en el mercado altamente competitivo en el que operamos.

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas, en general, es la gestión de los vehículos que utiliza una empresa para transportar carga, pasajeros, empleados y brindar diferentes tipos de servicios. 

El proceso de gestión de una flota incluye mucho más que planificar la operación o cuidar del mantenimiento de los vehículos. Es necesario prestar atención al equipo de conductores y comprobar si las actividades realizadas por ellos se ajustan a los estándares de seguridad y eficiencia de la empresa. Se trata de tareas muy importantes para que conductas irregulares o actitudes inadecuadas al volante no generen problemas y gastos para la empresa.

Siempre es necesario encontrar estrategias y delinear planes para que la operación sea cada vez más eficiente. Aquí, es fundamental observar el comportamiento del conductor, pues éste influye directamente en la economía y la seguridad de las operaciones. 

Las condiciones y el estado emocional de los conductores son causas humanas que pueden afectar negativamente su capacidad para procesar las informaciones pertinentes para que conduzcan de forma adecuada.

Como ejemplo, destacamos que las principales causas de los accidentes de tránsito están relacionadas con el estado físico, mental y emocional y las condiciones de experiencia y familiaridad de los conductores.

¿Cuáles son los tipos de flota se pueden ser gestionados? 

Uno de los puntos de partida de la gestión de flotas es decidir: cuáles son los mejores vehículos para el negocio de la empresa, su cantidad necesaria y si es más ventajoso comprar los vehículos o tercerizar la flota.

Los tipos de vehículos elegidos deben cumplir con las exigencias y particularidades que requiere el segmento en el que opera la empresa. Por ejemplo, están aquellas que necesitan contar con una flota de camiones, ya que entregan productos a diversas localidades del país, como es el caso de los que transportan granos, alimentos, bebidas y productos al por mayor.

Otro ejemplo de un segmento que utiliza camiones es el off road, como los ingenios de alcohol y azúcar, pulpa y celulosa y empresas mineras. Estos también tienen una especificidad más, suelen recorrer caminos sin asfaltar debido al tipo de operación y sus vehículos deben adaptarse al tipo de camino.

Otras organizaciones necesitan flotas de vehículos utilitarios, porque visitan a clientes, transportan productos más pequeños, trasladan equipos de ventas y servicio, y realizan una serie de tareas a diario con los vehículos. Es el caso de empresas de telefonía e internet, industria farmacéutica y empresas eléctricas, entre otras. 

Y muchas empresas utilizan ambos tipos de flotas, ya que transportan cargas por carretera, así como desplazamientos con vehículos ligeros.

¿Cuáles son las principales tareas del área de gestión de flotas?

El profesional que tiene gran responsabilidad en el área es el gerente de la flota. Él y su equipo se encargarán de todos los procedimientos relacionados con la flota y los conductores. Vea las principales actividades del sector:

• Analizar la seguridad, el desempeño y la productividad de los conductores: con soluciones de telemetría y videovigilancia, por ejemplo, permite contar con indicadores sobre el modo en que manejan los conductores y qué rutas están tomando. De esta forma, se identifican oportunidades de mejora que incrementen la productividad y la seguridad operativa. 
• Monitorear y reducir gastos: es necesario controlar los gastos del sector e identificar oportunidades de reducción de costos. 
• Procedimientos operativos como licencias, impuestos sobre la propiedad y registros: es importante que todas las etapas funcionen dentro de la legislación. 

Cómo hacer una gestión de flotas eficiente

Realizar una gestión de flotas eficiente es fundamental para los resultados de la empresa. Pero no es algo tan sencillo de hacer. Hemos seleccionado algunos factores importantes que el proceso de gestión de flotas debe tener en cuenta:

• Identificar la estructura y los recursos disponibles: enumere la cantidad de vehículos disponibles, el kilometraje de cada uno de ellos, además de detalles como la fecha del último mantenimiento y revisión.
• Mantener un informe de gastos mensuales actualizado, lo que permite identificar qué vehículos generan más costos y consumen más combustible.
• Controlar y planificar el mantenimiento preventivo: Organizar la frecuencia con la que los vehículos deben someterse a mantenimiento, sin dejarlos a la merced del mantenimiento correctivo.
• Brindar capacitación a los conductores: es importante que los conductores aprendan a ahorrar combustible y  a conducir de manera segura. La herramienta de ranking de conductores ayuda mucho en este sentido.
• Controlar las rutas: es posible identificar alternativas más prácticas para realizar el trayecto.
• Contar con empresas especializadas en tecnologías de gestión de vehículos: permiten una gestión más inteligente y con control de toda la operación.

¿Cuál es la mejor forma de gestionar las informaciones?

Para lograr la eficiencia antes mencionada, podemos afirmar que es fundamental obtener informaciones confiables y en tiempo real, con el fin de analizarlas y tomar decisiones de manera más rápida y precisa, permitiendo la optimización de los procesos, la reducción de costos y la maximización del desempeño de las operaciones. 

Aquí destacamos la importancia de un software de gestión de flotas para ayudar al gerente en este gran desafío. De esta forma usted tiene una plataforma apta para recibir, organizar y poner a disposición datos relevantes para la gestión de la flota, con informes personalizados y fáciles de entender. 

Y a diferencia del uso de planillas, el sistema tiene más asertividad en la incorporación de las informaciones, construyendo una base confiable y precisa, evitando así trabajos repetidos con datos equivocados o duplicados.

Usar herramientas para monitorear y tomar decisiones. Todo trabajo necesita herramientas, ¿no es así? Y cuanto mejores sean, más eficientes serán las tareas y, a su vez, los resultados en seguridad, economía y productividad.

Hoy, una gestión de flotas de calidad es realizada con la ayuda de soluciones indispensables como telemetría, videovigilancia y el sensor de fatiga. Ellas ayudan al gerente de flotas a tener todas las informaciones necesarias para un monitoreo completo de la flota y los conductores, que brindan acciones asertivas y que realmente sirven de base para mejores decisiones. 

Pero es importante estar atento a las funcionalidades de estos recursos: hay muchos proveedores en el mercado y elegir el ideal para su operación marcará una gran diferencia.

La importancia de la tecnología en la gestión de flotas

Cuando hablamos de monitoreo de conductores, el objetivo principal no es rastrear el vehículo usando la ubicación GPS, sino analizar el comportamiento del conductor mientras conduce, buscando todos los factores que pueden afectar la seguridad y eficiencia de la conducción. 

Una vez que se identifican estos eventos, se los puede reducir capacitando adecuadamente a los conductores e instruyéndoles para que desarrollen una conducción más económica y segura. Esto permite reducir el consumo de combustible, reducir la tasa de accidentes, reducir los costos de mantenimiento y aumentar la productividad a través de una gestión más eficiente.

Un punto importante para el gerente de flota es trabajar con las informaciones generadas. Aquí es fundamental saber qué datos son necesarios obtener para mejorar el desempeño de su operación.

Al definir su estrategia, es necesario hacer que la tecnología funcione a su favor, evitando la acumulación de informaciones innecesarias. 

La ventaja diferencial de la tecnología radica en la interpretación y generación de datos que realmente importan, sin mucho tiempo para procesar las informaciones. Es necesario que las herramientas busquen ser eficientes a la hora de comparar datos entre planificado y ejecutado, evaluando lo que se necesita corregir y mejorar en la operación.

Tener todos los datos en una sola plataforma permite una vista panorámica de las operaciones con informes actualizados y unos pocos clics, mejorando la visión gerencial. Con las informaciones integradas se simplifica la medición de los resultados de las acciones realizadas, lo que permite tomar decisiones más seguras. y basadas en informaciones precisas, permitiendo además una planificación de acciones futuras mucho más estratégica.

Beneficios de implementar tecnología en la gestión de flotas

Aumento de la productividad

El nivel de productividad alcanzado con cada vehículo de la empresa está directamente relacionado con el comportamiento del conductor que lo maneja. En el caso de una conducción imprudente, por ejemplo, existe el riesgo de que se produzcan multas y accidentes, así como un aumento del nivel de consumo de combustible. 

Los estudios indican que la conducción agresiva aumenta la cantidad de combustible consumido por el vehículo hasta en un 40%. Estos y otros factores, como la inactividad y el desgaste causado por la mala conducta del vehículo, contribuyen a un uso ineficiente de la flota y, en consecuencia, aumentos en los costos operativos.

Reducción de costos y errores operativos

Tener un control de costos y poder analizar todos los gastos de su flota por separado, sin el uso de software, es una misión casi imposible. Con la ayuda de los sistemas, es posible identificar dónde las operaciones están perdiendo dinero, comprender las causas y trabajar para reducirlas.

Optimización de procesos

Las tecnologías también permiten la optimización de los procesos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y una mayor productividad tanto para el equipo como para la flota. La disponibilidad de los vehículos aumenta con un mayor control sobre la planificación del mantenimiento, el tamaño de la flota, la inactividad y la forma en que los conductores manejan sus vehículos.

Aumento de la seguridad de los vehículos y conductores

Aquí destacamos que la tecnología es un gran aliado para hacer mucho más asertivo y sencillo el trabajo del gestor de flotas. Porque permite identificar fácilmente a aquellos conductores que tienen comportamientos de riesgo al conducir y que necesitan entrenamientos, por ejemplo.

También permite la instalación de pantallas en los paneles de los vehículos que alertan a los conductores cuando ocurren infracciones y comportamientos inseguros, trabajando constantemente en la educación y concientización.

Soluciones que ayudan a la gestión de flotas

Como se mencionó anteriormente, destacamos 3 soluciones que pueden traer grandes resultados para la gestión de flotas. Conozca un poco más sobre ellas:

Telemetría

En los últimos años, las soluciones de telemetría han venido desempeñando un papel importante en el seguimiento del comportamiento de los conductores que transitan por las carreteras y que muestran algún tipo de tendencia a involucrarse en accidentes de tránsito.

Esto se debe a la capacidad de esta solución para recabar informaciones sobre infracciones y acciones que tienen más probabilidades de causar accidentes de tránsito, sirviendo de base para acciones correctivas, con el objetivo de reducir estos comportamientos indebidos y evitar fatalidades. 

Y además de afectar directamente la seguridad de las operaciones, la telemetría ayuda y mucho para la economía de la flota. Permite obtener informaciones confiables para determinar los desperdicios que sobrecargan las operaciones a través de gráficos y tablas que muestran dónde y cómo la empresa está ahorrando o perdiendo inversión, apoyando la toma de decisiones.

Videovigilancia

Junto a estos datos, la videovigilancia fue incorporada a los vehículos como otra tecnología altamente efectiva en la prevención de accidentes, actuando de forma asertiva y en tiempo real. Así, con el aparato de las cámaras embarcadas, el trabajo de monitorear el comportamiento del conductor se volvió aún más eficiente.

Cuando implementada, la herramienta permite grabaciones de alta calidad y almacenamiento interno continuo de imágenes, lo que garantiza la integridad de los datos recolectados para el tratamiento y verificación de incidentes, como robos, vandalismo, accidentes, o incluso investigar casos de fraudes internos.

Sensor de fatiga

La solución permite un análisis inteligente del comportamiento del conductor, utilizando tecnología que brinda asistencia completa al conductor. La herramienta consta de cámaras especiales integradas con dispositivos que son sensibles a expresiones faciales y al movimiento.

Este tipo de sistema es reconocido por su detector de fatiga y distracciones el cual tiene la capacidad de capturar momentos de distracción de la pista, somnolencia, uso del celular y el acto de fumar. Además, es posible capturar otros comportamientos de riesgo del conductor al volante, como cambiar de carril sin señal de giro y alerta de colisión debido a la proximidad del vehículo con el que está delante.

Al reconocer la presencia de estos comportamientos de riesgo, el sistema emite alertas al conductor, con el objetivo de que ajuste su conducta a tiempo para evitar accidentes.

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