Cómo realizar la tratativa de los incidentes para eliminar comportamientos de riesgo

| Por: Juliana Gallassi
Dos personas hablando de nuevas ideas.

Los principales objetivos del uso de tecnologías como telemetría, videovigilancia y/o sensores de fatiga en la flota son seguridad y economía. Sin embargo, el simple seguimiento de los indicadores no garantiza que el gerente logre estos objetivos. Para ello, es necesario realizar la tratativa de las incidencias identificadas por el (los) sistema (s) y eliminar los comportamientos de riesgo.

La pregunta constante es ¿cómo llevar a cabo el tratamiento de tal manera que tenga un efecto positivo y sea eficaz en la extinción de comportamientos de riesgo?

Separamos a continuación 5 consejos para hacer que la tratativa de incidencias sea eficiente con sus conductores y demás miembros de la operación.

5 consejos para hacer que la tratativa de las incidencias sea eficiente

#01. Frecuencia y timing son fundamentales

Para que el manejo de los casos sea eficiente, es necesario respetar el momento adecuado (timing) del incidente. Es decir, tan pronto como se identifique los comportamientos de riesgo, el tratamiento debe ser realizado (casi) inmediatamente.

En algunos casos, como la fatiga y la distracción, es importante: y muy recomendable – que la tratativa se lleve a cabo realmente inmediatamente, de modo que se eviten consecuencias drásticas. Por lo tanto, en estos casos, es ideal que el gerente utilice algún medio de comunicación directa con el conductor para proporcionarle feedback.

En otros casos, como pequeños desvíos que pueden derivar en accidentes y desperdicios en la operación, la tratativa no necesita ser realizada en el momento en que ocurre el evento, pero es importante que se realice. lo más rápido posible. Esto se debe a que, para cambiar hábitos inseguros en el tránsito, es necesario que la corrección se realice en un momento en el que el conductor aún recuerda el evento y es capaz de comprender lo que ocurrió y cómo puede evitar eventos futuros.

La tecnología es sumamente aliada en la tratativa inmediata de incidentes. Vtalks, una solución de Trimble, por ejemplo, emite alertas en tiempo real al conductor en casos de eventos como exceso de velocidad, curvas, frenadas repentinas o aceleraciones bruscas, entre otros comportamientos de riesgo al volante.

Sin embargo, esto no excluye la importancia del rol del gerente en el manejo de los incidentes. Si un determinado conductor ha presentado una sucesión de desvíos, este es un caso que requiere la atención del gerente: el feedback deberá ser realizado y debe ser lo más rápido posible.

Cuando hablamos de frecuencia, nos referimos a la inclusión de las tratativas en la rutina del gerente, precisamente para que el timing sea respetado. El consejo es que usted, como responsable de las tratativas, establezca una rutina para analizar las pendencias. De esta forma, usted garantiza que todas las incidencias sean tratadas en el momento justo.

Lo ideal es que usted dedique al menos un período de tiempo cada día para observar las incidencias. Y así no correr el riesgo de que los eventos importantes pasen inadvertidos.

#02. Hable, pero también escuche

Un momento delicado para llevar a cabo la tratativa es el momento de lidiar con el conductor. Nunca es fácil tener que señalar a otro los factores con los que no está satisfecho. Pero esta es una actitud muy importante tanto para su operación como para el propio conductor.

En el momento del feedback, asegúrese de darle también espacio para el conductor hable sobre lo ocurrido. A menudo, a partir de estas conversaciones, usted puede identificar algún factor común que puede estar obstaculizando a sus conductores en general y podrá en base a ello diseñar estrategias para superarlo.

Por lo tanto, asegúrese de que su mensaje llegue al conductor, pero no olvide que este momento debe ser un diálogo, en el que ambas partes puedan, y deben, sentirse libres de compartir lo que sea conveniente para la situación.

#03. Sea transparente en cuanto a las consecuencias

Hay mucha resistencia por parte de los conductores (la mayoría de las veces) a las tecnologías para monitorear comportamientos de riesgo. En otro artículo, compartimos algunos consejos para desmitificar las tecnologías para estos trabajadores.

Por ello, a la hora de presentar estas soluciones, es necesario ser transparente sobre las consecuencias para los conductores que no se adapten a las prácticas de conducción segura y económica.

¡Pero cuidado! Dependiendo de cómo se aborde este tema, los conductores pueden interpretarlo en un tono de amenaza. Por lo tanto, es muy importante que el gerente considere en la planificación el período de adaptación del conductor y tenga en cuenta que este empleado debe ser constantemente alentado a mejorar.

En otras palabras, informe a sus conductores el plan para alcanzar sus objetivos: más ahorro y seguridad para su flota.

Algunos ejemplos de preguntas que pueden ser respondidas a sus conductores: ¿Qué sucede si el conductor comete una infracción? ¿Cómo serán las tratativas? ¿Un conductor podrá ser enviado a entrenamientos y/o reciclados? Entre otras cuestiones que puedan surgir.

Tener este acuerdo, aunque sea verbal, con su equipo de conductores facilitará el manejo de las incidencias, ya que los conductores conocen las consecuencias y las posibilidades que tienen de desarrollo.

#04. Cuente con programas de incentivos

El ser humano se guía por estímulos y recompensas, especialmente en actividades que implican cambios de hábitos y comportamientos. ¿Por qué no utilizar ese instinto a favor de sus objetivos?

Sabemos que, para lograr más ahorro y seguridad en las operaciones, es necesario trabajar en la raíz del problema: desvíos de comportamiento al volante que provocan desperdicio y aumentan el riesgo de accidentes en la flota.

Por eso, ¿por qué no animar a sus conductores a ser cada día mejores en el tránsito? Esto puede ser hecho a través de programas de incentivos, que recompensen comportamientos adecuados y adviertan contra excesos de desvíos.

#05. Utilice herramientas que faciliten la tratativa de incidencias

Como mencionamos anteriormente, tratar los incidentes en el timing es fundamental para su efectividad. Sin embargo, en medio de una rutina problemática, es común encontrar dificultades para organizarnos sobre esto. Hay algunas formas de facilitar esta organización.

Una de ellos es utilizar una herramienta bien conocida por nosotros: el famoso Excel (o también Google Sheets). Usted puede configurar una planilla con algún tipo de calendario e ingresar las tratativas pendientes para ese día o aquella semana. Al hacerlo, marque en la planilla como completado. De esta forma, se torna más fácil tener el control de las tratativas pendientes.

Esta misma práctica puede ser aplicada a listas de tareas pendientes. Usted puede hacer una lista simple en el block de anotaciones de su computadora o usar herramientas más automatizadas para ello, como Todoist, Microsoft To-do y otras.

Si tiene un sistema de gestión de flota, también vale la pena verificar si existe alguna funcionalidad nativa para manejar las incidencias. En el módulo de Inteligencia del Vfleets, por ejemplo, contamos con el recurso “Tabla de Eventos”. A través de la telemetría, el sistema identifica las incidencias y las envía automáticamente al gerente, quien las ve en un workflow de tratativas y las puede organizar como pendientes, en tratativa y resueltas. Además, existe la posibilidad de delegarlas en otros miembros del equipo.

Cambiar los comportamientos de riesgo en su operación es una tarea que requiere trabajo en equipo y un proceso bien organizado. Si desea obtener más información sobre las soluciones de gestión de flotas que ofrece Trimble, complete el formulario a continuación y hable sin compromiso con uno de nuestros consultores.

Autor

Juliana Gallassi

Juliana Gallassi

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