Tratativa das ocorrências: como melhorar a gestão de eventos na frota

Cada ocorrência registrada na sua frota é um alerta. Pode ser um desvio de comportamento, um problema mecânico ou um incidente com potencial de risco. A tratativa das ocorrências é o processo que transforma esses alertas em ações concretas para reduzir riscos e aumentar a eficiência.

Neste artigo, você vai entender como estruturar um processo inteligente de tratativa de ocorrências, com foco em reduzir acidentes, melhorar o desempenho dos motoristas e gerar economia real.

O que são ocorrências operacionais e por que tratá-las?

Ocorrências são eventos registrados durante a operação da frota que indicam comportamentos de risco, falhas operacionais ou desvios de padrão.

Elas podem incluir:

• Excesso de velocidade;
• Freadas ou curvas bruscas;
• Sonolência ao volante;
• Falhas de manutenção não resolvidas;
• Uso do celular durante a condução.

Tratar essas ocorrências é preciso porque cada evento ignorado aumenta a chance de incidentes futuros. A tratativa é, portanto, uma ferramenta de prevenção e não apenas de correção.

5 dicas para tornar a tratativa de ocorrências eficiente

Os principais objetivos em se utilizar tecnologias como telemetria, videomonitoramento e/ou sensores de fadiga na frota são segurança e economia. Entretanto, apenas monitorar indicadores não garante que o gestor atinja esses objetivos. Para isso, é necessário atuar com a tratativa das ocorrências identificadas pelo(s) sistema(s). 

No entanto, a dúvida constante está em como realizar a tratativa de modo que surta efeito positivo e seja eficiente na extinção de comportamentos de risco?

Separamos a seguir 5 dicas para tornar a tratativa das ocorrências eficiente junto aos seus motoristas e demais membros da operação:

1. Frequência e timing são essenciais

Para a tratativa das ocorrências ser eficiente, é necessário que seja respeitado o timing da ocorrência. Ou seja, assim que identificado o comportamento de risco, a tratativa deve ocorrer (quase) imediatamente.

Em alguns casos, como fadiga e distração, é importante – e extremamente recomendado – que a tratativa seja de fato realizada imediatamente, para que consequências drásticas sejam evitadas. Portanto, nesses casos, é ideal que o gestor utilize algum meio de comunicação direto com o motorista para realizar o feedback.

Em outros casos, como pequenos desvios que podem levar à acidentes e desperdícios na operação, a tratativa não precisa ser realizada no instante em que ocorre o evento, mas é importante que seja feita o mais rápido possível. Isso porque, para a mudança de hábitos inseguros no trânsito, é necessário que a correção ocorra no momento em que o motorista ainda se recorde do evento e consiga compreender o que ocorreu e como ele pode evitar próximos eventos.

O Duo Talks, por exemplo, permite o envio de feedbacks falados em tempo real diretamente ao motorista durante a jornada. Integrado à videotelemetria, ele contribui para a tratativa imediata de ocorrências, pois possibilita que a central de controle intervenha de forma assertiva assim que um comportamento de risco é identificado.

Entretanto, isso não exclui a importância do papel do gestor na tratativa das ocorrências. Se um determinado motorista tem apresentado uma sucessão de desvios, este é um caso que necessita atenção do gestor – o feedback deverá ser realizado e precisa ser o mais rápido possível.

Quando falamos sobre frequência, nos referimos à inclusão das tratativas na rotina do gestor, justamente para que o timing seja respeitado. A dica é que você, como responsável pelas tratativas, estabeleça uma rotina para analisar as pendências. Dessa forma, você garante que todas as ocorrências sejam tratadas no tempo certo.

O ideal é que você dedique ao menos um período de tempo por dia para olhar para as ocorrências. Assim não corre o risco de deixar que eventos importantes passem despercebidos.

2. Fale, mas também ouça seus motoristas

Um momento delicado de realizar a tratativa é o momento de lidar com o motorista. Nunca é fácil ter que apontar ao outro fatores dos quais não está satisfeito. Mas esta é uma atitude muito importante tanto para a sua operação quanto para o próprio motorista.

No momento do feedback, atente-se em também dar espaço para que ele fale sobre o ocorrido. Muitas vezes dessas conversas você pode identificar algum fator comum que pode estar atrapalhando seus motoristas de modo geral e poderá traçar estratégias para superá-lo.
Por isso, garanta que sua mensagem chegue ao motorista, mas não se esqueça que esse momento deve ser um diálogo, no qual ambas as partes podem – e devem – se sentir à vontade para compartilhar o que for conveniente à situação.

3. Seja transparente quanto às consequências

Há muita resistência por parte dos motoristas (na maioria das vezes) quanto às tecnologias para monitoramento de comportamentos de risco. Em um outro artigo, compartilhamos algumas dicas para desmistificar tecnologias para esses colaboradores.

Por isso, no momento de apresentar essas soluções, é necessário ser transparente quanto às consequências para motoristas que não se adaptarem às práticas de direção segura e econômica.

Mas cuidado! Dependendo da maneira com que esse assunto é abordado, os motoristas podem interpretá-lo em tom de ameaça. Assim, é muito importante que o gestor considere no planejamento o período de adaptação do motorista e tenha em mente que esse colaborador deve ser instigado constantemente a melhorar.

Ou seja, informe aos seus motoristas o plano para chegar aos seus objetivos: mais economia e segurança para a sua frota.

Alguns exemplos de perguntas que podem ser respondidas aos seus motoristas: 

• O que ocorre caso o motorista cometa uma infração? 
• Como ocorrerão as tratativas? 
• Um motorista poderá ser encaminhado para treinamentos e/ou reciclagens? 

Possuir esse acordo, ainda que verbal, com sua equipe de motoristas facilitará na tratativa das ocorrências, já que os condutores conhecem as consequências e as chances que têm de desenvolvimento.

4. Conte com programas de incentivo

O ser humano é guiado por estímulos e recompensas, principalmente em atividades que envolvem mudanças de hábitos e comportamentos. Por que não usar esse instinto a favor dos seus objetivos?

Sabemos que para alcançarmos mais economia e segurança nas operações é necessário trabalhar na raiz do problema: desvios de comportamento ao volante que causam desperdício e aumentam o risco de acidentes na frota.

Para isso, por que não estimular seus motoristas a serem cada dia melhores no trânsito? Isso pode ser feito por meio de programas de incentivo, que premiam comportamentos adequados e alertam quanto ao excesso de desvios. Para saber como colocar em prática, confira o ebook gratuito abaixo.

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5. Utilize ferramentas que facilitem a tratativa das ocorrências

Como mencionamos anteriormente, tratar as ocorrências no timing certo é primordial para sua efetividade. Entretanto, em meio a uma rotina conturbada, é comum encontrarmos dificuldades em nos organizarmos para isso. Existem algumas maneiras de facilitar essa organização.

Uma delas é utilizar de uma ferramenta bem conhecida nossa: o famoso Excel (ou o Google Sheets). Você pode montar uma planilha com algum tipo de calendário e inserir as tratativas pendentes para aquele dia ou aquela semana. Ao realizá-la, sinalize na planilha como completo. Dessa forma, fica mais fácil de ter o controle das tratativas pendentes.

Planilha: Gestão e Tratativa de Ocorrências

Facilite o registro de tratativa de ocorrências e organização dos feedbacks para os motoristas:

Baixar planilha

Essa mesma prática pode ser aplicada a to-do lists. Você pode fazer uma lista simples no bloco de notas do computador, ou usar ferramentas mais automatizadas para isso, como o Todoist, Microsoft To-do, entre outras.

Se você possui um sistema para gestão de frotas, também vale verificar se existe alguma funcionalidade nativa para tratativa das ocorrências. No Vfleets, por exemplo, contamos com o recurso “Quadro de Ocorrências”. Por meio da telemetria, o sistema identifica as ocorrências e as envia automaticamente ao gestor, que as visualiza em um workflow de tratativas e pode organizá-las como pendentes, em tratativa e resolvidas. Além disso, existe a possibilidade de delegá-las para outros membros da equipe.

Mudar comportamentos de risco na sua operação é uma tarefa que exige trabalho em equipe e um processo bem organizado. Se quiser conhecer mais sobre as soluções para gestão de frotas oferecidas pela Trimble, clique no botão e fale com um de nossos consultores sem compromisso:

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Perguntas frequentes sobre tratativa das ocorrências na frota

1. O que são ocorrências na gestão de frotas?

São eventos registrados durante a operação da frota que indicam desvios de comportamento, falhas ou situações de risco. Elas podem ser críticas, como colisões evitadas, ou leves, como uma curva feita em alta velocidade.

2. Por que tratar ocorrências é tão importante na segurança da frota?

Porque ignorar uma ocorrência hoje pode resultar em um acidente amanhã. A tratativa permite identificar comportamentos recorrentes, corrigir desvios a tempo e criar um histórico que apoia decisões mais estratégicas na operação.

3. Toda ocorrência precisa ser tratada?

Nem todas precisam de ação imediata, mas todas devem ser avaliadas. O ideal é classificar por nível de risco e reincidência.

4. Como a telemetria ajuda na tratativa de ocorrências?

A telemetria registra os eventos automaticamente e permite visualizar o comportamento da frota em tempo real.

5. Quais são as etapas de um processo de tratativa bem estruturado?

As principais etapas são: detecção, classificação, priorização, comunicação, ação corretiva e acompanhamento. Empresas que adotam esse modelo observam redução de até 60% em eventos reincidentes.

6. Como envolver os motoristas no processo de tratativa?

Compartilhando os dados de forma clara, com foco educativo e sem julgamento. Para saber mais, clique aqui.

7. Como saber se a tratativa está funcionando?

Acompanhe indicadores como redução de reincidências, menor número de eventos críticos e melhora no desempenho dos motoristas.

8. O que acontece se uma empresa não tratar as ocorrências?

Ela acumula riscos invisíveis e perde a chance de evitar acidentes evitáveis. O custo da omissão quase sempre é maior que o da prevenção.

Atualizado por Agência Massi em 17/07/2025.