Administracion de flotas: 11 habilidades de un buen profesional

La calidad y la productividad son fundamentales para incrementar la eficiencia en la administración de flotas y, bien trabajadas, generan una mayor competitividad para las empresas, característica fundamental considerando el mercado actual.

Y para alcanzar la competitividad en la gestión del transporte, es necesario reducir costos, sin comprometer la calidad del resultado final de las operaciones. También es importante garantizar la seguridad y satisfacción de clientes, usuarios y operadores. 

Corresponde al profesional de administración de flotas estar preparado para este desafío con la búsqueda de calificación, conocimiento y actualización continua. ¿Y usted sabe cuáles son las principales habilidades que debe tener este profesional? Lea a continuación. 

11 habilidades de un buen profesional de administración de flotas:

1. Organiza la rutina de la operación

El profesional de administración de flotas debe ser organizado y saber cómo administrar bien su tiempo y el de su equipo. Una gestión eficiente está precedida por la gestión adecuada del tiempo, con las prioridades correctamente enumeradas y las tareas realizadas sin retrasos ni prórrogas.

2. Realiza una gestión enfocada en las personas

Un buen gerente conoce las habilidades y formas de trabajo de cada miembro de su equipo, sabiendo cómo extraer todo el potencial de su grupo. Busca encontrar formas de motivarlos para que la productividad no se vea afectada y que los objetivos planificados sean alcanzados. 

3. Entrena y cualifica a su equipo

Tener a su equipo bien preparado y motivado para realizar sus tareas es de suma importancia, y para ello es fundamental estar atento a su preparación como un todo. Ofrecer y saber evaluar la efectividad de las capacitaciones de conductoresconductores es una excelente manera de mantenerlos actualizados y motivar a su equipo para que alcance las metas establecidas. Además de la motivación, las capacitaciones contribuyen para una mejor relación entre la empresa y el empleado.

4. Conoce su mercado de actuación

En su día a día laboral, el profesional de administración de flotas toma muchas decisiones importantes respecto a todo el proceso logístico y para tomarlas correctamente, necesita conocer en profundidad el mercado, su estacionalidad y el segmento en el que opera. El benchmarking es un método relevante en este punto, ya que busca sistemáticamente procesos, ideas y procedimientos más eficaces que conduzcan siempre a un mejor desempeño.

5. Saber comunicarse

Los ruidos de comunicación deben ser siempre evitados, ya que dan lugar a malas interpretaciones y, en consecuencia, a problemas en el curso de las operaciones. Es necesario que el gerente sea claro en sus determinaciones, asegurando una mayor agilidad y precisión en su desarrollo, evitando así cualquier tipo de trabajo repetido. Al invertir en comunicación, el gerente logra establecer conversaciones más relevantes, demostrando también la valorización de sus empleados.

6. Tiene resiliencia emocional

Con las grandes responsabilidades que tiene en sus manos, el gestor de flota debe tener sensibilidad para lidiar con los eventuales conflictos que puedan surgir, sabiendo superar todas las adversidades con tranquilidad y sin tomar actitudes precipitadas. También debe tener la capacidad para manejar la presión y las exigencias, manteniendo el mismo nivel de producción y análisis.

7. Entiende las finanzas

Para tomar mejores decisiones, el gerente necesita comprender y analizar todo lo relacionado con los costos de su flota. Existen softwares que recolectan datos sobre el manejo de sus conductores, demostrando cuáles son los mayores gastos, facilitando la identificación de dónde pueden trabajar para que sus operaciones sean menos costosas. Este hecho ayuda en la construcción de planos con previsiones de costos más precisas y mayor posibilidad de una rentabilidad satisfactoria.  

8. Entiende la diferencia entre inversión y gasto

A la hora de gestionar una flota, es imprescindible que el gestor entienda cuáles aspectos generan gastos y perjuicios, y cuáles requieren inversión para aumentar la productividad. La renovación de flota, por ejemplo, puede ser vista como un gasto innecesario. Sin embargo, vehículos nuevos pueden reducir significativamente los costos de mantenimiento. Así, un buen gerente debe actuar de manera práctica y técnica, y evaluar las acciones en función de los resultados a largo plazo y los ahorros que pueden generar para la operación.

9. Piensa estratégicamente

Además de la capacidad de actualizarse constantemente sobre las tendencias en su área y en el mercado, un gerente de flotas debe tener la capacidad de aplicar sus conocimientos a la realidad de la operación, ya sea durante la planificación estratégica o durante situaciones de emergencia. Un gerente de flotas competente es capaz de tomar decisiones rápidas y asertivas para preservar la integridad de la operación. 

10. Domina las informaciones

Es imprescindible que el gerente de flotas tome decisiones acertadas y para ello necesita disponer de informaciones rápidas y precisas. Este tema destaca la importancia de invertir en un sistema de monitoreo y gestión de flotas, que facilitará la previsión de gastos, localización de los vehículos, gestión de su disponibilidad y la mejor planificación de rutas. La tecnología juega un papel importante en este rubro, ya que recopila la mayor cantidad de datos posible sobre la flota con informes disponibles en todo momento, facilitando la verificación de resultados y, en consecuencia, la toma de decisiones es más rápida y segura.

11. Estandariza procesos

Las actividades derivadas de la gestión de la flota deben ser realizadas de la mejor forma y de manera integrada. Para ello, es interesante para el gerente crear y gestionar una estandarización de procesos, por lo que todas las actividades relacionadas con la flota deben ser desarrolladas de acuerdo con el estándar establecido. En este caso, un documento como la política de flotas puede marcar una gran diferencia hacia una gestión más eficiente.

Busque desarrollar estas cualidades en la gestión de su flota y ciertamente logrará una mayor productividad, control y reducción de costos en las operaciones. ¿Usted reúne estas características? ¿Cree que alguna competencia importante ha quedado de lado?

Una forma de perfeccionarse profesionalmente es tomando conciencia de las principales decisiones del día a día. ¡Sepa todo en este artículo!

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