Las principales decisiones del gestor de flotas

| Por: Juliana Gallassi
Parte trasera de un camión en una carretera

En varios de nuestros contenidos mencionamos las importantes decisiones del gestor de flotas que involucran su misión, que es garantizar la disponibilidad y maximizar el desempeño operativo, todo esto, con gran seguridad y a costos decrecientes. Para enfrentar este desafío, el profesional debe conocer en profundidad el negocio de la empresa y estar alineado con sus directrices, políticas y metas.

Así, es claro que son muchas las decisiones del gestor de flotas que están bajo su responsabilidad. A continuación, enumeras las que consideramos como las principales, junto con informaciones importantes que pueden ayudarlo en estos momentos decisivos.

1. Decidir entre flota propia o tercerizada

Camión y otros vehículos vistos desde arriba

La elección del tipo de flota es una de las primeras y más complejas decisiones del gestor de flotas, y debe ir precedida de análisis de viabilidad técnica, económica, política y estratégica. Hay factores que pueden influir en esta decisión, como el nivel de servicio al cliente, el control, la flexibilidad y el retorno de la inversión.

También destacamos las características de los servicios prestados, ya que algunas empresas utilizan los vehículos de la forma en que son comercializados en el mercado, y otras necesitan que se adapten a sus operaciones. La intensidad de uso es otro aspecto a considerar, que puede ser continuo, intermitente (soporta demandas según sea necesario) y temporal (soporta demandas estacionales).

Algunas características de las operaciones pueden encuadrar mejor con una flota propia, otras con una tercerizada, pero no podemos afirmar que, si una empresa tiene ciertas características, necesariamente debe elegir un determinado tipo de flota; cada una tiene sus particularidades y debe evaluar los aspectos que más inciden en esta decisión y en el desarrollo de los servicios prestados.

Normalmente, las organizaciones que optan por su propia flota tienen las siguientes características y necesidades:

A la hora de pensar en la tercerización, las empresas deben evaluar el costo real de cada actividad, la necesidad de control directo de las operaciones, la posibilidad de know-how interno y las reducciones de costos esperadas, teniendo en cuenta también los servicios prestados a los clientes. 

La disponibilidad del mercado de alquiler es otro factor que puede influir en esta elección; es necesario considerar si la región cuenta con empresas con vehículos adecuados a las operaciones y que brinden competitividad en calidad y precio.

Para hacer la elección entre flota propia o tercerizada, es importante que el gestor analice con cuidado todas las ventajas y desventajas, considerando, además de los costos y la calidad de los servicios, la rentabilidad financiera de las opciones. Recordamos que también existe la posibilidad de adoptar un sistema mixto de composición de flota.

Luego de tomar la decisión, es fundamental que el gestor continúe evaluando comparativamente los resultados alcanzados, con valores de referencia establecidos para verificar cuán positivos fueron los resultados y analizar si la elección realizada fue la más adecuada. Aquí es de suma importancia establecer indicadores capaces de demostrar los resultados y apoyar las decisiones que se tomarán.

2. Adecuar la flota a los servicios prestados

Camión "Suply Chain Solutions" en una carretera

Otra elección que se encuentra entre las principales decisiones del gestor de flotas es sobre los tipos de vehículos que la compondrán. En esta selección se deben adoptar criterios técnicos, considerando las características de lo que se ofrece en el mercado con las actividades desarrolladas en las operaciones, teniendo en cuenta las condiciones en que actuarán. Para tal elección, es interesante recolectar algunas informaciones como:

Algunas características que también deben ser observadas están relacionadas con la tracción, que debe ser adecuada a las condiciones de pavimentación en las que transitará el vehículo, y al motor que debe elegirse de acuerdo con la intensidad y severidad del uso. Destacamos entonces que, a la hora de elegir los tipos de vehículos, no se pueden olvidar los criterios de costo involucrado, asistencia técnica, seguridad operacional, estandarización y vida útil.

3. Dimensionar adecuadamente la cantidad de vehículos

Dieciocho camiones estacionados vistos desde arriba

En este rubro, es importante delimitar la cantidad correcta de vehículos para atender a la efectiva necesidad de transporte de la empresa. En general, estos pronósticos se basan en datos y la experiencia profesional del gestor de flotas involucrado. 

En las empresas que tienen el transporte como actividad objeto, la demanda es estimada en función del mercado. En las organizaciones que tienen el transporte como soporte, la demanda está delimitada por las necesidades de las áreas objeto, de acuerdo con las políticas y metas organizacionales.

En este aspecto, la tecnología es un gran aliado, ofreciendo soluciones que asisten en estas complejas decisiones del gestor de flotas. En sistemas de Telemetría más avanzados, por ejemplo, usted puede encontrar indicadores de inactividad de flota

Con ellos, usted identifica el nivel de uso de los vehículos por medio de su movimiento, mostrando los vehículos inactivos o subutilizados. Con estas informaciones, la planificación de adquisiciones y movimientos de vehículos reciben respaldo en tiempo real.

4. Programar la renovación de la flota 

Un estacionamiento de camiones cubierto

Esta decisión debe basarse en criterios que se alineen con las políticas de la organización, considerando las condiciones técnicas y la viabilidad financiera. La mensuración de la frecuencia ideal para la renovación de la flota se basa en el concepto de vida útil económica, que abarca desde la adquisición del vehículo hasta la etapa donde el costo promedio anual es mínimo.

Para utilizar los costos en los cálculos que orientan la renovación de la flota, se recomienda agrupar los gastos y, dentro de cada grupo, verificar cuáles contribuyen o no a identificar el momento de la sustitución del vehículo. Aquí destacamos dos costos que influyen fuertemente en esta determinación:

La vida útil depende de varios factores como la calidad inherente del vehículo, su grado de utilización, el tipo y calidad de mantenimiento, nivel de deterioro, obsolescencia, adecuación del vehículo, manejo del conductor y otros. 

Recordamos que la vida útil puede ser prolongada con el mantenimiento, pero este costo solo debe ser mantenido mientras sea estratégico y no exceda el valor comercial.

5. Armonizar el mantenimiento y la utilización de la flota

Un mecánico debajo de un vehículo, arreglándolo.

Podemos clasificar el mantenimiento en tres tipos:

Las inversiones deben centrarse en las dos primeras opciones de mantenimiento, ya que ayudan a garantizar la reducción de costos, una mayor productividad y, con la concientización del conductor, garantizan un mejor rendimiento y una mayor seguridad operativa.

En la actualidad existen sistemas que permiten registrar un mantenimiento programado en el horómetro. Basta definir el intervalo entre los mantenimientos y cuánto tiempo antes desea recibir una alerta para recordarle la programación. Muy bueno, ¿no? 

6. Acciones centradas en la seguridad y la reducción de costos

Un conductor viendo un camión en la carretera.

Sabemos que los riesgos y gastos de la flota están directamente relacionados con la forma en que los conductores conducen sus vehículos. Los costos de combustible desperdiciado, mantenimiento, multas, depreciación y principalmente el acontecimiento de accidentes de tránsito pueden ser evitados si los conductores practican un manejo seguro y económico. 

Destacamos tres decisiones del gestor de flotas que serán fundamentales para lograr los resultados esperados para la operación: 

¿Le gustaron nuestros consejos para facilitar sus tomas de decisiones? Nos gustaría saber cómo ellos son realizados en su organización y si tiene dificultades para llevarlos a cabo, ¡estaremos encantados de ayudarle! ¡Deje su comentario!

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Juliana Gallassi

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