Las principales decisiones del gestor de flotas

En varios de nuestros contenidos mencionamos las importantes decisiones del gestor de flotas que involucran su misión, que es garantizar la disponibilidad y maximizar el desempeño operativo, todo esto, con gran seguridad y a costos decrecientes. Para enfrentar este desafío, el profesional debe conocer en profundidad el negocio de la empresa y estar alineado con sus directrices, políticas y metas.

Así, es claro que son muchas las decisiones del gestor de flotas que están bajo su responsabilidad. A continuación, enumeras las que consideramos como las principales, junto con informaciones importantes que pueden ayudarlo en estos momentos decisivos.

1. Decidir entre flota propia o tercerizada

La elección del tipo de flota es una de las primeras y más complejas decisiones del gestor de flotas, y debe ir precedida de análisis de viabilidad técnica, económica, política y estratégica. Hay factores que pueden influir en esta decisión, como el nivel de servicio al cliente, el control, la flexibilidad y el retorno de la inversión.

También destacamos las características de los servicios prestados, ya que algunas empresas utilizan los vehículos de la forma en que son comercializados en el mercado, y otras necesitan que se adapten a sus operaciones. La intensidad de uso es otro aspecto a considerar, que puede ser continuo, intermitente (soporta demandas según sea necesario) y temporal (soporta demandas estacionales).

Algunas características de las operaciones pueden encuadrar mejor con una flota propia, otras con una tercerizada, pero no podemos afirmar que, si una empresa tiene ciertas características, necesariamente debe elegir un determinado tipo de flota; cada una tiene sus particularidades y debe evaluar los aspectos que más inciden en esta decisión y en el desarrollo de los servicios prestados.

Normalmente, las organizaciones que optan por su propia flota tienen las siguientes características y necesidades:

• Entrega rápida con gran confiabilidad en el servicio;
• Equipos especiales que son raros en el mercado;
• Manejo especializado de la carga;
• Un servicio que siempre está disponible;
• Tiempo de ciclo de pedido reducido;
• Capacidad de respuesta a emergencias;
• Mejoría del contacto con el cliente.

A la hora de pensar en la tercerización, las empresas deben evaluar el costo real de cada actividad, la necesidad de control directo de las operaciones, la posibilidad de know-how interno y las reducciones de costos esperadas, teniendo en cuenta también los servicios prestados a los clientes. 

La disponibilidad del mercado de alquiler es otro factor que puede influir en esta elección; es necesario considerar si la región cuenta con empresas con vehículos adecuados a las operaciones y que brinden competitividad en calidad y precio.

Para hacer la elección entre flota propia o tercerizada, es importante que el gestor analice con cuidado todas las ventajas y desventajas, considerando, además de los costos y la calidad de los servicios, la rentabilidad financiera de las opciones. Recordamos que también existe la posibilidad de adoptar un sistema mixto de composición de flota.

Luego de tomar la decisión, es fundamental que el gestor continúe evaluando comparativamente los resultados alcanzados, con valores de referencia establecidos para verificar cuán positivos fueron los resultados y analizar si la elección realizada fue la más adecuada. Aquí es de suma importancia establecer indicadores capaces de demostrar los resultados y apoyar las decisiones que se tomarán.

2. Adecuar la flota a los servicios prestados

Otra elección que se encuentra entre las principales decisiones del gestor de flotas es sobre los tipos de vehículos que la compondrán. En esta selección se deben adoptar criterios técnicos, considerando las características de lo que se ofrece en el mercado con las actividades desarrolladas en las operaciones, teniendo en cuenta las condiciones en que actuarán. Para tal elección, es interesante recolectar algunas informaciones como:

• ¿Cuál es la actividad a ser ejecutada con los vehículos?
• ¿Serán transportados pasajeros? Si es así, ¿cuántos?
• ¿Serán transportadas cargas? En caso afirmativo, ¿qué tipo, volumen y peso? ¿Requiere algún cuidado especial?
• ¿Necesita algún equipo acoplado? ¿Cuáles son sus características y dónde será ubicado?
• ¿Cuál es la intensidad de uso?
• ¿El trayecto será en zona urbana, rural o mixta?
• ¿El trayecto es plano o con declives pronunciados?

Algunas características que también deben ser observadas están relacionadas con la tracción, que debe ser adecuada a las condiciones de pavimentación en las que transitará el vehículo, y al motor que debe elegirse de acuerdo con la intensidad y severidad del uso. Destacamos entonces que, a la hora de elegir los tipos de vehículos, no se pueden olvidar los criterios de costo involucrado, asistencia técnica, seguridad operacional, estandarización y vida útil.

3. Dimensionar adecuadamente la cantidad de vehículos

En este rubro, es importante delimitar la cantidad correcta de vehículos para atender a la efectiva necesidad de transporte de la empresa. En general, estos pronósticos se basan en datos y la experiencia profesional del gestor de flotas involucrado. 

En las empresas que tienen el transporte como actividad objeto, la demanda es estimada en función del mercado. En las organizaciones que tienen el transporte como soporte, la demanda está delimitada por las necesidades de las áreas objeto, de acuerdo con las políticas y metas organizacionales.

En este aspecto, la tecnología es un gran aliado, ofreciendo soluciones que asisten en estas complejas decisiones del gestor de flotas. En sistemas de Telemetría más avanzados, por ejemplo, usted puede encontrar indicadores de inactividad de flota. 

Con ellos, usted identifica el nivel de uso de los vehículos por medio de su movimiento, mostrando los vehículos inactivos o subutilizados. Con estas informaciones, la planificación de adquisiciones y movimientos de vehículos reciben respaldo en tiempo real.

4. Programar la renovación de la flota 

Esta decisión debe basarse en criterios que se alineen con las políticas de la organización, considerando las condiciones técnicas y la viabilidad financiera. La mensuración de la frecuencia ideal para la renovación de la flota se basa en el concepto de vida útil económica, que abarca desde la adquisición del vehículo hasta la etapa donde el costo promedio anual es mínimo.

Para utilizar los costos en los cálculos que orientan la renovación de la flota, se recomienda agrupar los gastos y, dentro de cada grupo, verificar cuáles contribuyen o no a identificar el momento de la sustitución del vehículo. Aquí destacamos dos costos que influyen fuertemente en esta determinación:

• Costo de propiedad: disminuye rápidamente en los primeros años y moderadamente a lo largo de la vida útil del vehículo. Tiene en cuenta la depreciación operativa y el valor de la inversión.
• Costo de mantenimiento: es bajo al principio y crece de modo acentuado en los últimos años de vida útil del vehículo, las partes que componen este costo son el mantenimiento (repuestos y mano de obra) y las paradas de mantenimiento.

La vida útil depende de varios factores como la calidad inherente del vehículo, su grado de utilización, el tipo y calidad de mantenimiento, nivel de deterioro, obsolescencia, adecuación del vehículo, manejo del conductor y otros. 

Recordamos que la vida útil puede ser prolongada con el mantenimiento, pero este costo solo debe ser mantenido mientras sea estratégico y no exceda el valor comercial.

5. Armonizar el mantenimiento y la utilización de la flota

Podemos clasificar el mantenimiento en tres tipos:

• Preventivo: se basa en una planificación que antecede a la aparición de problemas en la flota, permitiendo la identificación temprana de posibles complicaciones con los vehículos. Cuando adoptado, aumenta la eficiencia de la flota, porque la programación de reparaciones, reacondicionamientos, ajustes y cambios de piezas siguen un cronograma previamente determinado.
• Operatorio: Consiste en verificaciones realizadas por el conductor y / o el operador antes, durante y después del desplazamiento del vehículo.
• Correctivo: Tiene lugar después de que algún equipo o parte del sistema del vehículo se rompe, falla o presenta problemas. De todos los tipos de mantenimiento, este es el más costoso porque a menudo está relacionado con altos costos de mano de obra y puede dejar el vehículo fuera de servicio por más tiempo que el mantenimiento preventivo.

Las inversiones deben centrarse en las dos primeras opciones de mantenimiento, ya que ayudan a garantizar la reducción de costos, una mayor productividad y, con la concientización del conductor, garantizan un mejor rendimiento y una mayor seguridad operativa.

En la actualidad existen sistemas que permiten registrar un mantenimiento programado en el horómetro. Basta definir el intervalo entre los mantenimientos y cuánto tiempo antes desea recibir una alerta para recordarle la programación. Muy bueno, ¿no? 

6. Acciones centradas en la seguridad y la reducción de costos

Sabemos que los riesgos y gastos de la flota están directamente relacionados con la forma en que los conductores conducen sus vehículos. Los costos de combustible desperdiciado, mantenimiento, multas, depreciación y principalmente el acontecimiento de accidentes de tránsito pueden ser evitados si los conductores practican un manejo seguro y económico. 

Destacamos tres decisiones del gestor de flotas que serán fundamentales para lograr los resultados esperados para la operación: 

• Optar por capacitar, formar y monitorear a los conductores buscando mayor seguridad, reducción de costos y el aumento de la disponibilidad de los vehículos. Es necesario que los conductores comprendan cómo su comportamiento impacta en todo el resultado operativo, afectando directamente la economía y la seguridad.
• Invertir en tecnologías que puedan proporcionar indicadores de desempeño confiables, permitiendo una visión clara de dónde la empresa debe dedicar mayores esfuerzos para mejorar las operaciones. Recomendamos elegir como proveedor ideal aquel que pueda traer todo de una manera más integrada en solo un sistema. Su gestión se vuelve mucho más optimizada cuando las soluciones de telemetría, videovigilancia y sensor de fatiga están reunidas en un solo lugar, ¿no le parece?
• implante una política de flotas bien estructurada, pues habrá estandarización y optimización de procesos, en los que todos los involucrados tendrán conocimiento de las mejores prácticas defendidas por la organización.

¿Le gustaron nuestros consejos para facilitar sus tomas de decisiones? Nos gustaría saber cómo ellos son realizados en su organización y si tiene dificultades para llevarlos a cabo, ¡estaremos encantados de ayudarle! ¡Deje su comentario!

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