Conheça as melhores formas de fazer um controle de frota eficiente
O transporte de cargas no Brasil, em sua maioria, é rodoviário. Assim, o controle de frota é um aspecto essencial para as transportadoras, principalmente considerando os gastos envolvidos.
Como em qualquer outro setor, a administração das estratégias aplicadas a uma frota de veículos é fundamental. Por meio desse gerenciamento é possível avaliar gastos, conduta dos motoristas e medidas que estimulem a economia.
O controle de frotas, apesar de essencial, não é tão simples, pois envolve o gerenciamento de muitos veículos e condutores, que trabalham sempre em movimento. Para ajudar nesse processo, trazemos ações que podem auxiliar empresas na administração dos seus veículos. Confira!
O que é o controle de frotas?
O controle de frotas pode ser entendido como um gerenciamento de todos os aspectos que estejam relacionados aos veículos de uma empresa. Isso inclui custos, manutenção, cumprimento de prazos, entregas de mercadorias, são alguns elementos que fazem parte do sistema de gestão de frotas.
Imagine se você precisasse controlar tudo isso de forma manual, seria trabalhoso e nada assertivo. Por isso, o gestor de frota conta com o auxílio da tecnologia para analisar e verificar o estado dos veículos, rotas, além de todos os fluxos necessários para garantir uma maior eficiência nas operações.
Qual a importância do controle de frota?
O controle de frotas é essencial para que a empresa consiga informações atualizadas sobre seus veículos e funcionários. Quando feito por meio de algum software de gestão de frotas, isso ajuda na descoberta de problemas e na tomada de decisões assertivas sobre as frotas.
Com o controle de frotas também é possível evitar as falhas, ter controle sobre os ativos, e sobre os custos, a prevenção de acidentes e a segurança jurídica. Dessa forma, os resultados da empresa tornam-se muito mais positivos.
Como controlar uma frota de veículos?
Fazer o controle de frota é fundamental para que não ocorram gastos desnecessários, aumente a segurança e a produtividade. Para isso, o gestor de frotas precisa colocar em prática algumas atitudes. Confira essas 6 dicas para fazer um controle de frota mais eficiente.
1 - Conheça os veículos e gastos com combustível e manutenção
O primeiro passo para um controle de frotas eficiente é manter atualizada a relação de veículos. Além do modelo e ano, é preciso acompanhar dados como a potência do motor, a quilometragem rodada e os custos com reparos e consumo. Dessa forma, além de ter maior controle sobre os veículos da frota, o gestor também tem informações relevantes para cruzar e detectar oportunidades.
Por exemplo: se um veículo mais antigo consome mais combustível e gera mais gastos com manutenção, o gestor pode analisar os dados em comparação com um modelo mais novo e econômico, a fim de verificar se a troca vale o custo-benefício.
As empresas que têm controle sobre o consumo médio de combustível da frota saberão definir ações com o objetivo de economizar gasolina, etanol ou diesel. As transportadoras que fazem esse monitoramento detalhado ainda conseguem observar quais são os veículos que apresentam melhor e pior desempenho em uma determinada rota.
Como controlar o combustível de uma frota?
O controle de combustível é uma das principais preocupações dos gestores, afinal é uma despesa essencial e o produto ainda é um dos principais gastos. Apesar disso, com algumas práticas, é possível gastar menos com combustível.
Entre elas, estão o planejamento das rotas, a manutenção preventiva dos veículos, investimento em capacitação dos funcionários, abastecer em postos de confiança e usar tecnologias destinadas ao controle de consumo do produto.
Para saber mais sobre o assunto e como colocar em prática, acesse o e-book gratuito da Trimble!
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2 - Monitore e gerencie rotas
O segundo passo é conhecer os caminhos de cada veículo. Ao compreender a rota de cada veículo, é possível avaliar a eficiência do serviço. Uma rota que inclua mais clientes é vantajosa, já que os consumidores esperam menos tempo pelo atendimento e os carros desenvolvem mais serviços por quilômetro rodado.
Outra vantagem é que é possível agir em situações emergenciais ou inesperadas. Quando o gestor tem acesso a rota em tempo real, é possível evitar caminhos mais arriscados e saber onde o carro está localizado, possibilitando o atendimento imediato em caso de acidente.
Além disso, contribui para a redução de despesas, já que ao traçar o trajeto, é possível determinar uma rota mais curta, com oportunidades de economia com pedágios e com menos riscos de acidentes.
3 - Elabore uma previsão de despesa para o controle de frota
Manter atualizados os dados sobre cada veículo ajuda a criar uma previsão e provisão de despesas mais regulares. Ao entender quanto cada carro gasta, é possível elaborar uma estimativa dos consumos e ter um melhor controle de veículos da sua frota.
Um exemplo de custos a serem provisionados são os gerados pela manutenção preventiva. Além dessa previsão auxiliar na organização do caixa da empresa, esse tipo de manutenção ajuda a economizar.
4 - Avalie o desempenho dos motoristas para o controle de frota
Um controle de frota eficiente também significa avaliar a performance da equipe para desenvolver políticas internas, programas de recompensa e treinamento. Ao ter os dados do desempenho do motorista, o gestor consegue entender como o condutor se comporta e avaliar a necessidade de treinamentos.
5 - Estabeleça metas
Com as informações sobre a frota, o gestor consegue estabelecer metas para uma gestão ainda mais eficiente e que traga resultados positivos. É possível utilizar os dados de gastos com combustível e rotas escolhidas para desenvolver metas financeiras e de desempenho.
As práticas de direção defensiva são metas que contribuem em diferentes níveis e de várias formas com a empresa, trânsito e comunidade. Assim, estabelecer metas de todos os tipos para a frota é possível a partir das informações resultantes do gerenciamento. Esses objetivos, em conjunto com os demais departamentos, são ações importantes para o andamento do negócio e crescimento da empresa.
6 - Tenha um sistema de gestão para o controle de frota
Para acompanhar todas as informações necessárias para um controle de frotas eficiente, o ideal é contar com um software de gestão de frotas. É possível encontrar diversas ferramentas de gerenciamento para ajudar o gestor, desde as mais básicas até soluções mais completas.
No entanto, é fundamental escolher aquelas que combinam segurança de dados com praticidade de operação e eficiência na coleta de informações.
Como montar uma planilha de controle de frota?
A planilha de controle de frota permite o registro simples e rápido de movimentações imediatas e auxilia no controle. Por isso, é um recurso muito útil, especialmente para as empresas que ainda não contam com uma metodologia padronizada.
Como mencionado anteriormente, existem soluções mais completas que permitem ao gestor um controle automático mais robusto. Mas nem sempre elas estão ao alcance da empresa e, em outros casos, tornam-se necessárias apenas em um segundo momento.
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Tecnologia para controle de frota de forma eficiente
A tecnologia evolui e hoje está disponível para quase todas as empresas. Antes, somente grandes empresas tinham a oportunidade e, principalmente, condições de arcar com os custos de implantação de novos recursos, soluções e equipamentos tecnológicos em suas estruturas.
É um erro pensar que a tecnologia é apenas para as grandes organizações. Inovar é o segredo para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do segmento. Quem não acompanha esse processo pode perder espaço para a concorrência. A contribuição da tecnologia nas empresas é vista em diversas frentes, principalmente quando se fala de otimização de processos.
As funcionalidades básicas de um sistema de gestão de frota são o registro dos trechos e a manutenção periódica. Esses são apenas fatores essenciais que nenhuma empresa pode ignorar. Um software completo oferece funcionalidades mais complexas para proporcionar uma gestão mais precisa.
A telemetria é um recurso cada vez mais indispensável para um bom controle de frotas. O controle de indicadores de desempenho permite que a empresa identifique se uma falha é resultado de problemas com o veículo ou da direção do próprio motorista
Além disso, um bom software deve oferecer mecanismos para que o gestor lide com as informações que ele gera. Gráficos e relatórios promovem um acompanhamento otimizado de cada indicador. São dados que o sistema deve processar e apresentar de forma simplificada para o gestor.
A Trimble é especialista em segurança no trânsito e com o auxílio da tecnologia, oferece soluções completas em controle de frotas. Uma delas é a telemetria. A telemetria veicular é capaz de coletar os dados de veículos, como RPM, velocidade, localização, consumo de combustível e temperatura do motor de maneira remota. Os dados coletados são enviados para uma central para processamento, armazenamento e disponibilização ao gestor de frotas.
Além disso, a telemetria possibilita que esses dados sejam disponibilizados em tempo real para o gestor de frotas, a fim de ajudá-lo na tomada de decisão e controle da operação. Com esse auxílio, o gestor consegue tomar decisões mais estratégicas e de forma mais rápida, otimizando a operação e reduzindo custos.
Além de dados gerais, como temperatura do freio, óleo, água, combustível e sensores diversos instalados no veículo. Dentro do sistema o gestor tem acesso a diversos relatórios, que compilam e analisam os dados de acordo com a sua necessidade.
Conclusão
O controle de frota é essencial no gerenciamento de empresas que atuam com transporte. É por meio desse controle que as empresas conseguem reduzir seus custos e garantir a eficiência de suas frotas. Quando o gestor de frota realiza um bom acompanhamento dos motoristas e veículos, torna-se possível evitar falhas, controlar ativos e custos, e também prevenir acidentes.
A tecnologia é uma grande aliada do gerenciamento de frotas, e com a utilização de um software de gestão de frotas, todos os processos se tornam muito mais ágeis e seguros, resultando em ainda mais produtividade e economia.
Autor
Emanuele Almeida
Especialista em conteúdo da Trimble Transportation, focada em produção de artigos e materiais para gestão de frotas em transportadores e embarcadores.
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