Gestão de combustível: confira 4 passos para um controle eficiente

Dominar as técnicas de controle de consumo é crucial para reduzir gastos, especialmente diante dos aumentos nos preços dos combustíveis nos dias de hoje. Quando implementada corretamente, a gestão de combustível também pode trazer outros benefícios para a operação logística do negócio, como o aumento da produtividade da frota.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para compartilhar estratégias importantes que ajudarão a economizar nas despesas com combustível sem comprometer o desempenho dos transportes. Continue lendo para descobrir as principais dicas e como colocá-las em prática. 

O que é a gestão de combustível?

Dentro da gestão de frotas, a gestão de combustível desempenha um papel crucial ao gerenciar os custos de abastecimento dos veículos. Essa área se dedica a desenvolver e implementar estratégias que visam reduzir despesas e aumentar a eficiência da frota, otimizando toda a operação logística da empresa.

Independentemente do tipo de veículos utilizados, o combustível é uma despesa indispensável, pois é necessário para garantir que os carros funcionem e as entregas sejam concluídas.

Uma vez que não é viável eliminar completamente essa despesa, é de extrema importância saber lidar com ela da melhor maneira possível, a fim de evitar que se torne um fardo excessivo para o orçamento do seu negócio.

Um controle de abastecimento cuidadosamente planejado e bem executado pode auxiliá-lo nesse sentido. Para te ajudar a alcançar uma gestão de combustível ainda mais econômica, a Trimble preparou um material exclusivo. Baixe gratuitamente:

Principais vantagens da gestão de combustível

Garantir a eficiência operacional e a rentabilidade de empresas que dependem do transporte de cargas é de extrema importância, e a gestão de combustível desempenha um papel crucial nesse processo.

Existem diversos motivos pelos quais essa gestão é importante:

Controle de custos: o combustível representa um dos principais custos operacionais em uma frota. Uma gestão adequada do abastecimento possibilita um controle eficiente do consumo, identificando desperdícios e estabelecendo medidas para redução de custos, como negociação de preços com fornecedores.

Otimização do desempenho dos veículos: o abastecimento correto e regular é fundamental para garantir o bom funcionamento dos motores, reduzir o desgaste de peças e maximizar a vida útil dos veículos. A gestão envolve a definição de políticas de consumo, o monitoramento e a manutenção preventiva, resultando em um melhor desempenho dos veículos e reduzindo paradas não programadas.

Cumprimento de prazos e satisfação do cliente: uma gestão eficiente de combustível e a manutenção regular dos veículos garantem que a frota esteja em condições adequadas para cumprir os prazos de entrega. Isso contribui para a satisfação dos clientes, a fidelização e a manutenção de uma boa reputação no mercado.

Controle de estoques e planejamento de demanda: o controle dos estoques de combustível, lubrificantes e peças, juntamente com o planejamento da demanda desses recursos, possibilita uma melhor gestão do fluxo de caixa, evita a falta de suprimentos em momentos críticos e permite a negociação de melhores condições com os fornecedores, resultando em um melhor controle financeiro.

Monitoramento e análise de dados: o monitoramento e análise de dados relacionados ao consumo de combustível, manutenção dos veículos e outros indicadores de desempenho são essenciais para a tomada de decisões informadas e estratégicas. Isso permite a identificação de oportunidades de melhoria, a correção de problemas e a otimização das operações.

Como fazer a gestão de combustível?

A fim de adquirir uma visão abrangente, é necessário abandonar as anotações em cadernos e adotar um sistema que integre os dados. Somente dessa maneira será possível atingir metas e reduzir os custos com combustível.

A seguir, veja como fazer a gestão de combustível de forma eficiente.

1 – Faça o cadastro dos veículos

Para obter um controle preciso e eficiente do combustível em uma frota, é necessário cadastrar todos os veículos. Com o auxílio de um sistema integrado, é possível inserir informações como marca, modelo, ano, placa e autonomia média informada pelo fabricante.

Somente com uma base de dados consolidada será possível realizar comparações em relação ao consumo médio após o veículo entrar em operação.

2 – Controle rotas e quilometragem

Um dos principais objetivos de um gestor é traçar rotas que otimizem o trabalho, reduzam a quilometragem e economizem combustível. Os sistemas de gestão que integram dados têm a capacidade de definir rotas mais curtas, selecionando aquelas com menos congestionamentos e com vias de melhor qualidade de pavimentação.

Ao ter a rota estabelecida e conhecer a autonomia padrão do veículo, é possível fazer uma previsão do consumo médio de combustível em cada viagem realizada. O controle da quilometragem permite analisar se o trajeto foi percorrido conforme o planejado e qual seria o consumo médio de álcool, gasolina ou diesel esperado para aquela viagem.

3 – Monitore o histórico de abastecimento

Para ter um controle eficiente do consumo de combustível em uma frota, é essencial manter um histórico de todos os abastecimentos realizados.

Tenha em mãos todas as informações relevantes sobre cada abastecimento, incluindo motorista, veículo, data, horário, posto de combustível, tipo de combustível, valor pago, quantidade de litros abastecidos, quilometragem do veículo no momento do abastecimento e se o tanque foi completamente preenchido.

Uma informação importante a se destacar é que o cálculo da autonomia entre dois abastecimentos de um veículo só pode ser feito se ele sempre for abastecido até o completo preenchimento do tanque.

Dessa forma, é possível analisar diversos fatores, como a média de consumo por motorista, a quantidade abastecida por mês, o custo mensal e identificar qual é o combustível mais adequado para cada veículo.

4 – Tenha um sistema de gestão

A tecnologia desempenha um papel fundamental no controle de combustível da frota, e essa necessidade se torna ainda maior à medida que o número de veículos e motoristas aumenta. Quanto maior a estrutura da frota, mais essenciais se tornam esses recursos.

Existem sistemas que coletam, organizam e disponibilizam em tempo real os dados sobre as atividades dos veículos e motoristas. Com essas informações em mãos, é possível verificar se os colaboradores estão seguindo as rotas determinadas, se estão dirigindo dentro dos limites de velocidade, se houve frenagem fora dos padrões e outros detalhes relevantes.

Um aspecto crucial em que um bom software pode auxiliar é no registro dos abastecimentos realizados em cada veículo da frota. Isso permite extrair relatórios com as médias de consumo de cada veículo, avaliar o desempenho de cada motorista e estabelecer comparações entre o rendimento do combustível abastecido em diferentes postos. Além de contribuir para a economia de combustível, o software também auxilia na gestão do negócio, facilitando a tomada de decisões e possibilitando um planejamento mais eficaz.

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E-book: Condução econômica e sua participação na redução de custos

O guia para você conhecer como a condução economia pode auxiliar o motorista a ser mais produtivo e contribuir para o alcance dos objetivos organizacionais.

Nome completo* Email corporativo* Empresa*

Cargo na empresa—Escolha uma opção—DiretorGerenteCoordenador/SupervisorAnalista/EspecialistaOperador/UsuárioOutros

Tamanho da frota—Escolha uma opção—Acima de 500 veículosDe 300 a 500 veículosDe 50 a 299 veículosDe 10 a 49 veículosAté 09 veículosNão possui frota

Segmento de atuação—Escolha uma opção—AlimentosBebidasConstrução CivilAtacado e VarejoUtilitiesMineração e SiderurgiaPapel e CelulosePetróleo e GásPorto e FerroviaResíduos e ReciclagemTransporte de PassageirosUsina de Álcool e AçúcarTransporte de Cargas EspeciaisAgroindústriaOutros

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Como escolher o melhor sistema para gestão de combustível?

Ao escolher o melhor sistema para gestão de combustível, é importante considerar alguns fatores essenciais. Selecionamos alguns deles:

1 – Funcionalidades abrangentes: certifique-se de que o sistema ofereça um conjunto completo de funcionalidades para atender às necessidades específicas do controle de combustível da sua frota. Isso pode incluir registro de abastecimento, monitoramento de consumo, rastreamento de quilometragem, análise de dados, entre outros recursos relevantes.

2 – Integração com outros sistemas: verifique se o sistema é capaz de se integrar com outros sistemas utilizados na gestão da frota, como sistemas de rastreamento veicular, software de gestão de frota e outros aplicativos essenciais. A integração facilita a troca de informações e a centralização dos dados.

3 – Acessibilidade e usabilidade: o sistema precisa ser de fácil acesso e utilização, tanto para a equipe de gestão como para os motoristas. Interface intuitiva, painéis de controle claros e recursos de fácil compreensão são características importantes a se considerar.

4 – Personalização e escalabilidade: verifique se o sistema pode ser personalizado para atender às necessidades específicas da sua frota e se é capaz de lidar com o crescimento futuro. Cada empresa tem suas próprias particularidades, portanto, a flexibilidade do sistema é fundamental.

5 – Suporte técnico e atualizações: avalie a disponibilidade de suporte técnico e a frequência de atualizações do sistema. Um suporte confiável e atualizações regulares garantem que o sistema esteja sempre funcionando corretamente e atualizado com as últimas melhorias e recursos.

6 – Custo-benefício: analise o custo-benefício do sistema em relação às funcionalidades oferecidas e ao retorno sobre o investimento esperado. Considere não apenas o custo inicial, mas também os custos contínuos, como taxas de licença, manutenção e suporte.

Ao levar em consideração esses aspectos, você estará melhor preparado para escolher o sistema de gestão de combustível que melhor atenda às necessidades da sua frota.

Conclusão

É possível compreender a importância do controle de combustível não apenas para reduzir custos, mas também para melhorar a eficiência dos serviços de transporte. O combustível é uma das principais despesas nas operações logísticas, portanto, encontrar maneiras de economizar é fundamental para evitar prejuízos financeiros.

Ações simples como manutenção preventiva, treinamento dos motoristas e monitoramento do peso das cargas contribuem para essa economia. Além disso, ferramentas como rastreadores veiculares, softwares de gestão e planejadores de rotas são recursos valiosos no controle do consumo de combustível.

Conte com a Trimble e tenha o melhor software de gestão para a sua frota!